Windykacja jest jednym z elementów mechanizmu rozliczania należności. Polega na wystawieniu do przeterminowanej należności przypomnienia o zapłacie, a po upływie zadanego terminu wezwania do zapłaty. Gdy kontrahent ureguluje należność możemy mu wystawić notę odsetkową.

W zależności od tego jaką posiadamy wersję programu i jaki model pracy przyjmiemy możemy wybrać jedną z dwóch możliwości:

1. windykować indywidualnie poszczególne należności - korzystamy w tym celu z odpowiednich możliwości udostępnionych w oknie KSIĘGA HANDLOWA po wybraniu z menu pomocniczego (prawy klawisz myszy lub Alt F3) polecenia Windykacja należności

2. zastosować mechanizm seryjnego wystawiania przypomnień, wezwań i not odsetkowych wg zadanego schematu - możemy przyjąć np. że w wybrany dzień tygodnia wystawiamy przypomnienia o zapłacie do wszystkich należności, którym termin płatności minął 2 tygodnie temu i wezwania do zapłaty do wszystkich należności, którym wystawiono wcześniej przypomnienia i którym termin płatności minął 4 tygodnie temu.

Ten drugi model pracy jest o wiele bardziej efektywny, gdyż przy minimalnych nakładach czasu i pracy umożliwia regularne ponaglanie wszystkich nierzetelnych kontrahentów, co zapobiega powiększaniu przez nich długów oraz skutecznie wpływa na zwiększenie ściągalności naszych należności. I właśnie temu modelowi poświecony jest zamieszczony poniżej opis.

Wszystkie niezbędne operacje wykonujemy w oknie WINDYKACJA. Można z niego korzystać globalnie dla wszystkich należności (wywołanie z głównego okna programu) lub tylko dla należności konkretnego kontrahenta. Niżej zajmiemy się tą pierwszą możliwością.

ZAWARTOŚĆ OKNA
Informacje w poszczególnych kolumnach oznaczają:

• P - litera "P" jeśli wystawiono przypomnienie do tej należności

• W - litera "W" jeśli wystawiono wezwanie do tej należności

• O - litera "O" jeśli należność została zapłacona po terminie i wystawiono notę odsetkową, która jeszcze nie została zapłacona lub litera "Z" jeśli nota była wystawiona i została już zapłacona albo "U" jeśli nota była wystawiona i została umorzona lub zapłacona częściowo

• N - litera "N" jeśli należność zakwalifikowano jako nieściągalną

• Przypomnienie z dnia - data wystawienia przypomnienia, wezwania, noty lub protokołu nieściągalności, pojawia się w zależności od ustawienia w filtrze Zakres - Co

• Numer faktury

• Data wyst. - data wystawienia faktury

• Nabywca - nabywca

• Termin - termin płatności

• Do zapłaty - kwota do zapłaty

• Data zapł. - data zapłaty

• Dni zwł. - dni zwłoki

• Odsetki - odsetki. Wartości pokazywane w kolorze jasnoszarym oznaczają dni zwłoki i odsetki wyliczone na dzień dzisiejszy od należności jeszcze nieuregulowanych, czyli jakie byłyby odsetki i dni zwłoki gdyby kontrahent dzisiaj zapłacił. Wartości pokazywane w kolorze czarnym pokazują rzeczywiste dni zwłoki i odsetki od należności uregulowanych po terminie.

Wpisy widniejące w oknie WINDYKACJA należy rozumieć jako wyfiltrowane wg różnych kryteriów pozycje z zakładki PŁATNOŚCI z poszczególnych dokumentów zaksięgowanych w oknie KSIĘGA HANDLOWA wraz z dodatkową informacją w kolumnach P, W, O, N. Płatności te mogą pochodzić zarówno z faktur sprzedaży jak i z bilansu otwarcia lub z poleceń księgowania, na których użyto kont rozrachunkowych kontrahentów.

Można windykować należności w walutach obcych (patrz rozdział WIELOWALUTOWOŚĆ). Jeśli kontrahent ma przeterminowane należności w wielu walutach, to będą one zbierane na jednym przypomnieniu lub wezwaniu. Po wyborze we właściwościach okna F4 konkretnej waluty, należności wraz z odsetkami są podsumowane na dole okna, kwoty podsumowania są kwotami w wybranej walucie. Jeśli wybierzemy wszystkie waluty (puste pole F4 Waluta), wówczas podsumowanie nie jest dostępne.

Przypomnienia, wezwania i noty odsetkowe są automatycznie tłumaczone na język ustawiony w danych kontrahenta (zakładka Inne pole Język). Jeśli automatyczne tłumaczenia nie spełniają Państwa oczekiwań, można stworzyć własną makietę i wybierać ją przy wydruku odpowiedniego dokumentu. Automatyczne tłumaczenia obejmują na razie tylko język angielski.

KRYTERIA FILTROWANIA
Wywołując  F4 Właściwości okna, możemy dowolnie zmienić kryteria filtrowania:

• Zakres

  • Co

    • Należności - wszystkie należności

    • Przypomnienia, Wezwania, Noty odsetkowe - wystawione przypomnienia, wezwania i noty odsetkowe

    • Nieściągalne - protokoły nieściągalności

  • Jakie

    • Zapłacone, Niezapłacone

    • Przeterminowane - termin płatności jest późniejszy niż pole Data (patrz niżej)

    • Wszystkie - naciskając klawisz Del lub Backspace usuwamy dotychczasowe kryterium określone w tym polu co oznacza, że będzie wyświetlane wszystko to co zostało wybrane w polu Co, bez względu na to czy są to należności zapłacone, niezapłacone, czy przeterminowane

• Waluta - waluta należności. Dostępne tylko w wersji MAXI i PRO.

• Kwota min. - będą pokazane tylko należności przewyższające tę kwotę. Można w ten sposób pominąć groszowe lub kilkuzłotowe "resztówki".

• Nabywca - tylko należności pochodzące z faktur dla tego nabywcy. Można to pole szybko przełączać klikając podwójnie na konkretnej należności, co spowoduje pokazanie wszystkich należności tego kontrahenta spełniających wybrane kryteria.

• Grupa - grupa kontrahentów, podział kontrahentów na grupy umożliwi późniejszą filtrację po wybranym kryterium

• Nr faktury - tylko płatności pochodzące z faktury o takim numerze

• Selekcja - jeśli wcześniej podświetliliśmy wybrane pozycje (np. naciskając na wybranych pozycjach klawisze Shift á lub Shift â), tu określamy czy na ekranie mają być widoczne Wszystkie czy tylko Podświetlone

• Uporządkowanie - sposób uporządkowania pozycji w oknie

  • Nabywca/Data wyst./Nr - nabywca / data wystawienia / nr faktury. To uporządkowanie jest niezbędne do seryjnego wystawiania i drukowania przypomnień i innych dokumentów. Dzięki niemu faktury dla tego samego nabywcy będą zbierane na jedno przypomnienie, wezwanie lub notę odsetkową.

  • Data wyst./Nr - data wystawienia / nr faktury

  • Termin/Data wyst./Nr - termin płatności / data wystawienia / nr faktury

  • Data - data wystawienia faktury, przypomnienia, wezwania, noty lub protokołu, w zależności od tego co wybraliśmy wyżej w polu Zakres-Co

  • Wybrana kolumna - jeżeli klikając w nagłówek jakiejś kolumny, ustaliliśmy uporządkowanie wg tej właśnie kolumny (np. Do zapłaty)

• Data - data traktowana jako data bieżąca:

  • przy kwalifikowaniu należności jako przeterminowane

  • przy określaniu daty wystawienia nowego przypomnienia, wezwania, noty lub protokołu nieściągalności

  • przy określaniu w polu Termin płatności dat granicznych tygodnia bieżącego, poprzedniego itd.

• Data wystawienia - tylko należności pochodzące z faktur wystawione w wybranym tu okresie

• Termin płatności - tylko należności z terminami płatności mieszczącymi się w wybranym tu okresie

• Data zapłaty - tylko należności zapłacone w wybranym tu okresie - przydatne przy wystawianiu not odsetkowych.

PRZYPOMNIENIA
Aby np. wystawić przypomnienia do wszystkich należności z terminem płatności, który minął 2 tygodnie temu należy:

1. we właściwościach okna ustawić Zakres na Należności-Przterminowane, a Termin na 2 tygodnie temu

2. kliknąć w ikonkę Wystaw przypomnienie

   

3. w okienku Utwórz przypomnienie zaznaczyć odpowiednie opcje:

   • Zakres - czy tylko do aktualnej należności, czy do wszystkich widocznych w oknie

   • Do zapłaty powyżej - przypomnienia zostaną wystawione tylko dla kontrahentów, u których łączna kwota do zapłacenia z tytułu niezapłaconych i przeterminowanych należności będzie większa od podanej tu kwoty

   • Zapamiętaj wydrukowane w ewidencji - zapamiętaj datę wystawienia przypomnienia w ewidencji - przy należności w kolumnie P pojawi się litera "P"

   i kliknąć w przycisk OK.
   

   UWAGA. Przed przygotowaniem wydruku należy uzupełnić niezbędne dane w oknie FIRMY np. dane adresowe, nazwa banku, numer konta, adres e-mail.

4. w oknie Przegląd wydruku pojawią się przypomnienia dla wszystkich należności spełniających zadane kryteria.

   

   Można je tutaj przejrzeć i wydrukować pojedyńczo Drukuj lub od razu wszystkie Drukuj wszystko.

WEZWANIA
Chcąc wystawić wezwania do wszystkich należności z terminem płatności, który minął 4 tygodnie temu należy:

1. we właściwościach okna ustawić Zakres na Przypomnienia-Niezapłacone (zwykle przed wystawieniem wezwań do zapłaty powinny być wystawione przypomnienia), a Termin na 4 tygodnie temu

2. kliknąć w ikonkę Wystaw wezwanie do zapłaty .

NOTY ODSETKOWE
Chcąc wystawić noty odsetkowe do wszystkich należności uregulowanych w poprzednim tygodniu należy:

1. we właściwościach okna ustawić Zakres na Wezwania-Zapłacone (przy założeniu, że noty wystawiamy tylko do należności, do których wcześniej wystawiono wezwania), a Data zapłaty na 1 tydzień temu

2. kliknąć w ikonkę Wystaw notę odsetkową .

PROTOKOŁY NIEŚCIĄGALNOŚCI
Sporządzając protokół nieściągalności do konkretnej należności:

1. we właściwościach okna ustawić Zakres na Wezwania-Niezapłacone, a Termin na dowolny

2. kliknąć w ikonkę Utwórz protokół nieściągalności

3. w okienku Utwórz protokół nieściągalności wybrać Zakres-Aktualna.

WYDRUKI
Klawisz F2 udostępnia następujące wydruki:

• Przypomnienie, Wezwanie do zapłaty, Nota odsetkowa - ponowny wydruk odpowiednich dokumentów w zależności od aktualnego ustawienia F4 Zakres-Co. Ponowny, gdyż pierwotny powinien się odbyć w trakcie wystawiania tych dokumentów (patrz wyżej).

• Wydruk listy - lista pozycji znajdujących się aktualnie w oknie

• Koperty, Naklejki adresowe - koperty lub naklejki adresowe do wszystkich przypomnień, wezwań lub not widocznych w oknie.

DODATKOWE FUNKCJE
W każdej chwili możemy sprawdzić rozrachunki z kontrahentem, dla którego jest wystawiona faktura, z której pochodzi bieżąca należność.
Pozostałe dodatkowe funkcje dostępne są w menu podręcznym (prawy klawisz myszy lub klawisze Alt F3):

• Usuń - usuwa wystawione przypomnienia, wezwania, noty odsetkowe i protokoły nieściągalności z ewidencji

• Zapłać notę odsetkową

  • Zapłata - odnotowujemy zapłatę wystawionej wcześniej noty odsetkowej. W kolumnie O pojawi się litera Z.

  • Częściowa zapłata / umorzenie - odnotowujemy częściową zapłatę lub umorzenie wystawionej wcześniej noty odsetkowej. W kolumnie O pojawi się litera U.

  • Usunięcie zapłaty - usuwamy wprowadzoną wcześniej zapłatę.