Wprowadzanie i rozliczanie delegacji krajowych podzielone zostało na następujące zakładki:

• 1. Polecenie wyjazdu

• 2. Koszty przejazdów

• 3. Przerwy

• 4. Wydatki wg załączników

• 5. Diety i ryczałty

• 6. Rachunek kosztów podróży

1. Polecenie wyjazdu służbowego.

• Rejestr delegacji - wybieramy z dostępnych rejestrów, krajowy lub zagraniczny

• Nr kolejny - po wybraniu rejestru podstawi się kolejny nr w roku

• Z dnia - data wypisania druku delegacji

• Nr - wyświetla się na podstawie nr kolejnego, roku z dnia polecenia wyjazdu oraz wybranego rejestru

• Dokąd - nazwa firmy lub dokładny adres, dane można przepisać z biblioteki lub wprowadzić samodzielnie
  UWAGA. W przypadku wyboru z biblioteki kilku miejsc podróży, kolejne pozycje z biblioteki wprowadzamy klikając Wybierz jednocześnie przytrzymując klawisz Shift

• Na czas od, do - okres delegacji, na podstawie którego rozliczane będą koszty podróży

• W karcie pracy od, do - faktyczny okres delegacji, na podstawie którego wpisują się dni delegacji w miesięcznej karcie pracy

• poniżej 8h - zaznaczenie spowoduje, że w karcie pracy w tym dniu nie podstawi się ikonka delegacji
  UWAGA 1. Żeby dni delegacji uzupełniały się automatycznie w karcie pracy, należy przy firmie zaznaczyć opcję Włącz pobieranie czasu pracy z ewidencji delegacji (w oknie Firmy zakładka Parametry - Karty pracy), w przeciwnym wypadku dni delegacji w karcie pracy uzupełniamy ręcznie.
  UWAGA 2. Rozbieżności pomiędzy okresami mogą wynikać z faktu, że pracownik tego samego dnia jest część dnia w pracy a następnie w delegacji. Zaznaczenie delegacji w karcie pracy skutkuje pomniejszeniem ewentualnego ryczałtu samochodowego (patrz Rodzaje wynagrodzeń - ryczałt samochodowy).

• W celu - cel wyjazdu możemy wprowadzić ręcznie lub podstawić z biblioteki

• Rodzaj środka lokomocji - w zależności od wyboru wypełniamy odpowiednio pola Środek lokomocji i Rodzaj biletu:

  • służbowy - w pozycji Rodzaj biletu wybieramy pojazd z biblioteki samochodów służbowych lub uzupełniamy bibliotekę klikając w pozycję Biblioteka

  • prywatny

  - w pozycjach Środek lokomocji i Rodzaj biletu podstawi się pojemność i numer rejestracyjny samochodu prywatnego wpisanego w danych personalnych

  • publiczny - wybieramy właściwy Środek lokomocji określamy Rodzaj biletu

• Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące delegacji

• Data zaliczki - data pobrania zaliczki w kasie

• Zaliczka w zł - kwota zaliczki do pobrania przed wyjazdem

• Razem zaliczka w zł - całkowita pobrana zaliczka w zł, w przypadku podróży krajowej podstawia się wprowadzona Zaliczka

• Status delegacji - możliwość rozróżnienia delegacji zatwierdzonych od delegacji planowanych lub odrzuconych, ważne przy zdalnym wypełnianiu przez pracownika delegacji przez internet (patrz Zdalne rozliczanie delegacji), gdyż zatwierdzenie uniemożliwia poprawę polecenia wyjazdu przez pracownika wykorzystującego moduł internetowy
  UWAGA 1. Jeśli delegacja wprowadzana jest bezpośrednio w programie to przyjmuje automatycznie status Zatwierdzona.
  UWAGA 2. Jeśli delegacja wprowadzana jest poprzez www przez pracownika to przyjmuje status Planowana i dopiero po zatwierdzeniu delegacji przez kierownika otrzymuje status Zatwierdzona, co uniemożliwia pracownikowi wprowadzenie zmian.
  UWAGA 3. Jeśli wprowadzona przez pracownika delegacja zostanie odrzucona przez kierownika (np. z powodu błędnego wypełnienia) wówczas przyjmuje ona status Odrzucona co powoduje, że w miesięcznej karcie pracy za ten okres nie pojawi się ikona .

2. Koszty przejazdów.

• ewidencja przejazdów - wprowadzamy nowy etap podróży:

  • Wyjazd - data i godzina rozpoczęcia podróży

  • Skąd, Dokąd - początek i koniec podróży możemy wpisać ręcznie lub wybrać z biblioteki tras (przycisk w kolumnie Skąd), zaletą korzystania z biblioteki tras jest jednoczesne wypełnienie pól Skąd, Dokąd oraz podpowiedź godziny przyjazdu i odległości

  • Przyjazd - data i godzina zakończenia podróży, w przypadku skorzystania z biblioteki tras delegacji podpowiadają się na podstawie przewidywanego czasu przejazdu

  • Rodz.środka lok., Środek lok., Rodz.biletu - podpowiadają się z zakładki Polecenie wyjazdu służbowego, lecz w przypadku korzystania z różnych środków lokomocji na różnych etapach podróży można zmieniać wg zasad opisanych przy wprowadzaniu polecenia wyjazdu

  • Ilość km - podpowiada się z biblioteki tras delegacji, można modyfikować na podstawie faktycznie przejechanych odległości

  • Rozdziel - znacznik rozdzielający delegację na kilka niezależnych wyjazdów, wg których diety i noclegi będą liczone oddzielnie, zaznaczenie tej opcji spowoduje zakończenie bieżącej delegacji i rozliczy kolejne przejazdy jako oddzielną delegację

  • Stawka za km - w zależności od rodzaju prywatnego środka lokomocji stawka pobierana jest z parametrów naliczania (menu Ustawienia - Parametry naliczania, zakładka Ryczałty)

  • Kwota biletu - w przypadku publicznego środka lokomocji wprowadzamy koszt biletu brutto, dodatkowo jeśli do rozliczenia delegacji załączamy bilet to zaznaczamy opcję Bilet załączam

  • Koszty przej.w zł - koszty przejazdu obliczają się albo w przypadku korzystania z prywatnego środka lokomocji jako Ilość km razy Stawka za km, albo w przypadku środka publicznego przepisuje się wprowadzona kwota biletu

• Czas trwania delegacji - oblicza się na podstawie wprowadzonych etapów podróży, pomocny do obliczenia diet i ryczałtów

• Razem przejazdy w zł - suma kosztów przejazdów wszystkich etapów podróży

3. Przerwy.

• ewidencja przerw - wprowadzamy nową przerwę w delegacji:

  • Przerwa od - data i godzina przerwania delegacji

  • Przerwa do - data i godzina zakończenia przerwy

  • Opis przerwy - wyjaśnienie przerwania delegacji

• Czas przerwy - oblicza się na podstawie wprowadzonych przerw w delegacji, pomniejsza czas delegacji, uwzględniany przy wyliczaniu diet i ryczałtów

4. Wydatki wg załączników.

• ewidencja wydatków - wprowadzamy nowy nowy wydatek:

  • Data - data poniesienia wydatku

  • Rodzaj - rozróżniamy wydatki poniesione na noclegi (noclegi kraj), np. hotel oraz inne wydatki (inne wydatki kraj), np. parking

  • Ilość noclegów - wypełniamy w przypadku kosztów hotelu, liczba ta pomniejszy ilość ryczałtów za nocleg

  • Wydatek - wybieramy z biblioteki wydatków, którą wcześniej uzupełniamy

  • Opis - można wprowadzić numer dowodu lub szczegółowy opis wydatku

  • Kwota wydatku - kwota brutto poniesionych kosztów, dodatkowo jeśli do rozliczenia delegacji załączamy dowód poniesionego wydatku (fakturę, paragon itp.) to zaznaczamy opcję Dowód załączam

  • Koszt wydatku w zł - całkowity koszt wydatku w zł, w przypadku podróży krajowej podstawia się wprowadzona Kwota wydatku

• Noclegi wg rachunków w zł - suma wprowadzonych wydatków rodzaju noclegi

• Inne wydatki wg załączników w zł - suma wprowadzonych wydatków rodzaju inne

5. Diety i ryczałty.

• Ryczałty za dojazdy - podpowiada się automatycznie w przypadku podróży służbowej publicznym środkiem lokomocji, ilość ryczałtów można skorygować ręcznie, kwota ryczałtu obliczy się na podstawie dziennego ryczałtu określonego w parametrach naliczania (patrz Instrukcja administratora - Parametryzacja systemu - Parametry naliczania)

• Diety - ilość diet (śniadanie, obiad, kolacja) oblicza się automatycznie na podstawie czasu trwania delegacji, kwota diet to iloczyn ilości diet i diety dziennej określonej w parametrach naliczania (śniadanie stanowi 25% diety dziennej, obiad 50% i kolacja 25% - co razem daje 100% diety dziennej)

• Noclegi - ryczałt - ilość noclegów, za które przysługuje ryczałt oblicza się na podstawie czasu trwania delegacji, ilość ta jest pomniejszana o wprowadzone wydatki na nocleg (Ilość noclegów na zakładce Wydatki wg załączników), stawka ryczałtu za nocleg pobierana jest z parametrów naliczania

• Ryczałty za dojazdy w zł - w przypadku podróży krajowej podstawia się obliczona kwota ryczałt

• Diety w zł - w przypadku podróży krajowej podstawia się obliczona kwota diety

• Noclegi - ryczałt w zł - w przypadku podróży krajowej podstawia się obliczona kwota ryczałtu

6. Rachunek kosztów podróży.

• Koszt ogółem w zł - suma wszystkich kosztów delegacji obliczonych na poprzednich zakładkach

• Do zapłaty/zwrotu w zł - koszty ogółem pomniejszone o pobraną zaliczkę

• Ilość załączonych dowodów - zsumowana ilość załączonych dowodów (Dowód załączam na zakładce Wydatki wg załączników) i ewentualnie biletów ((Bilet załączam na zakładce Koszty przejazdów))

• Data rozliczenia delegacji - pojawia się na druku delegacji

• Rozliczenie końcowe - w przypadku podróży krajowej podstawia się obliczona kwota Do zapłaty/zwrotu w zł

• Status delegacji - możliwość rozróżnienia delegacji zatwierdzonych od delegacji planowanych lub odrzuconych, ważne przy zdalnym wypełnianiu przez pracownika delegacji przez internet (patrz Zdalne rozliczanie delegacji), gdyż zatwierdzenie uniemożliwia poprawę rozliczenia kosztów przez pracownika wykorzystującego moduł internetowy