Po zatrudnieniu pracownika (zarówno na umowę o pracę jak i niektóre umowy cywilnoprawne) należy go zgłosić do ubezpieczenia (druk ZUS ZUA lub ZZA). W tym celu klikamy w   i wchodzimy do okna Rejestracja do ZUS.

Wprowadzamy  nowe zgłoszenie (Ins, wybieramy ZUA).

Wypełniamy:

• Data rejestracji - data zawarcia umowy

• Kod ubezpieczenia - podstawia się automatycznie na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia

• Zgłoszenie - wybieramy ubezpieczenia

• Rodzaj - wybieramy rodzaj zgłoszenia

UWAGA 1. Dane do zgłoszenia podstawiają się automatycznie na podstawie umowy o pracę, my tylko je akceptujemy.

UWAGA 2. Istnieje możliwość automatycznego wpisu zgłoszenia przy wprowadzaniu umowy o pracę. W tym celu należy w pozycji menu Ustawienia - Ustawienia kadrowe na zakładce Inne zaznaczyć opcję Automatycznie rejestruj umowy do ZUS.

Po zatwierdzeniu wystawione zgłoszenie możemy za pomocą   ,funkcja F2 :

• Wyeksportować - eksport danych w formacie akceptowanym przez program Płatnik rozpowszechniany przez ZUS - po przygotowaniu wybieramy pozycję Eksport - nazwę zbioru (z rozszerzeniem XML), gdzie wyeksportowane zostaną wszystkie przygotowane raporty (razem) do programu Płatnik możemy określić w pozycji Eksportuj do pliku

• Otworzyć bezpośrednio w programie Płatnik – pozycja Płatnik

UWAGA. Szczegółowe informacje o współpracy z programem Płatnik rozpowszechnianym przez ZUS znajdują się w rozdziale: Deklaracje miesięczne - Współpraca z programem Płatnik.

Po wyeksportowaniu dokumentu zaznacza się opcja Wyeksportowana do Płatnika ZUS. Uniemożliwia ona powtórne wysłanie tej samej informacji. Jeśli celowo chcemy ponownie wysłać ten sam dokument, musimy wcześniej odznaczyć tę opcję.

Poprawę danych  w zgłoszeniu umożliwia klawisz F6 - możemy skorygować wcześniej wpisane (błędne) dane - nie zostaną one zachowane w historii zmian.

W ewidencji zgłoszeń do ubezpieczenia możemy wprowadzać druki:

• ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych

• ZZA - zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego (patrz Rozliczanie umów cywilnoprawnych)

• ZWUA - wyrejestrowanie z ubezpieczeń (patrz Rozliczenia końcowe - Wyrejestrowanie z ubezpieczeń)

W przypadku większej ilości zgłoszeń jednocześnie, przy eksporcie do programu Płatnika wygodniej jest skorzystać z możliwości seryjnych zgłoszeń do ZUS.

UWAGA. Zarówno seryjny, jak i indywidualny eksport zgłoszeń pominie te dokumenty, które zostały już wcześniej wysłane (mające zaznaczoną opcję Wyeksportowana do Płatnika ZUS).

Wpisanie zgłoszenia do ZUS (ZUA lub ZZA) skutkuje ujęciem pracownika na raportach ZUS. Na raportach tych wystąpią również z zerowymi kwotami pracownicy, którym nie naliczyliśmy żadnych wynagrodzeń. Tak więc pracownikom zwolnionym powinniśmy wypisać wyrejestrowanie z ZUS (ZWUA) - wtedy nie zostaną ujęci na raporcie.

Rodzaj zgłoszenia ZUA skutkuje tworzeniem druku RCA dla pracownika na miesięcznym raporcie ZUS, dla zgłoszenia ZZA tworzone są miesięczne raporty RZA. W przypadku kilku różnych zgłoszeń rozliczenia tworzone są na odpowiednich drukach, wyszukiwanych w zgłoszeniach do ZUS na podstawie kodu tytułu ubezpieczenia występującego na pozycjach list płac.