Inicjalizacja na podstawie pliku buforowego jest to uniwersalny sposób inicjalizacji bazy danych umożliwiający wykorzystanie danych z dowolnego używanego dotychczas programu. Aby możliwy był import danych, muszą one zostać wcześniej zapisane w pliku o określonym formacie. Specyfikację inicjalizacji bazy danych zawiera załącznik do instrukcji wywoływanej w programie.

Jeżeli chcemy przenieść dane z jednego z programów: , lub , to do przygotowania pliku buforowego powinniśmy użyć funkcji Eksport do pliku buforowego (opisanej na końcu tego rozdziału). Funkcja ta utworzy gotowy plik z danymi w odpowiednim formacie.

Jeżeli chcemy przenieść dane z innego używanego do tej pory systemu, to przygotowanie pliku buforowego najlepiej zlecić informatykowi.

Inicjalizacja bazy obejmuje następujące dane:

• dane firmy (lub wielu firm w przypadku biura rachunkowego)

• dane właścicieli i współwłaścicieli (wraz z udziałami w poszczególnych firmach)

• dane kontrahentów

• plan kont (tylko dla firm z pełną księgowością)

• bilans otwarcia na poszczególnych kontach (tylko dla firm z pełną księgowością).

Przed wykonaniem inicjalizacji należy określić odpowiednie parametry:

• Standard polskich liter w pliku źródłowym - ustawiamy zgodnie ze standardem użytym w przygotowanym pliku

• Kasuj istniejące dane - jeżeli zaznaczymy ten parametr, to przed rozpoczęciem odczytu pliku baza danych zostanie w całości skasowana. Po operacji importu będziemy więc mieli w systemie wyłącznie dane z pliku buforowego. Opcji tej należy użyć wówczas, gdy nie mamy żadnych danych w systemie lub mamy tylko jakieś niepotrzebne dane, np. używane do zapoznawania się z programem i testowania jego funkcji.
  UWAGA. Zaznaczenie tego parametru spowoduje automatyczne zaznaczenie i zablokowanie edycji wszystkich pozostałych parametrów omówionych poniżej.
  Jeżeli parametr Kasuj istniejące dane pozostawimy niezaznaczony, to dane z pliku buforowego zostaną dołączone do aktualnej bazy danych systemu . Dzięki temu możemy do już istniejącej bazy danych dopisać nowe firmy i ich właścicieli, a do już istniejących firm dodać nowe konta i/lub kontrahentów.
  UWAGA. Inicjalizacja będzie wyłącznie dodawać nowe elementy, natomiast nigdy nie będzie modyfikować ani kasować żadnych danych już istniejących w bazie systemu. Np. w przypadku, gdy w pliku wśród kontrahentów firmy X znajdą się dane pana Adamskiego, który figuruje już w systemie w ramach tej firmy, to program pozostawi dane pana Adamskiego w niezmienionej postaci - nawet gdyby w pliku buforowym dane te były inne. O tym, czy dany kontrahent w pliku buforowym jest nowym kontrahentem, czy też już istniejącym w bazie danych, decyduje zgodność pól NIP i/lub Skrót, w zależności od wartości parametru Identyfikacja, który znajduje się w oknie FIRMY na zakładce USTAWIENIA-INNE. Opis tego parametru znajduje się w INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA - ROZPOCZĘCIE PRACY - Wprowadzanie danych firmy.

• Importuj tylko dane bieżącej firmy - zaznaczając ten parametr spowodujemy, że dane z pliku zostaną dołączone do tej firmy, z którą aktualnie pracujemy w programie. Dzięki temu plik buforowy może mieć nieco prostszą strukturę - nie są w nim wtedy potrzebne sekcje dotyczące firm (patrz ZAŁĄCZNIKI - Specyfikacja inicjalizacji bazy danych). Może się również zdarzyć, że dysponujemy plikiem z wieloma firmami, ale z jakichś powodów w danym momencie chcemy ograniczyć odczytywanie danych tylko do tej firmy, na której aktualnie pracujemy w programie. W takiej sytuacji, jeżeli parametr zostanie zaznaczony, to dane z pliku buforowego dotyczące wszystkich firm niż aktualna, a także dane dotyczące właścicieli i udziałów zostaną pominięte podczas odczytu.
  UWAGA. Program uzna, że dane w pliku buforowym dotyczą danej firmy tylko w dwóch przypadkach:

  1. wtedy, gdy podane w pliku Nazwa, NIP i REGON firmy będą zgodne z tymi, które znajdują się w bazie danych, tzn. gdy w pliku w linii znajdującej się po linii oznaczonej *F znajdą się odpowiednie dane w komórce nr 1 (Nazwa firmy), nr 3 (NIP) i nr 4 (REGON) (patrz ZAŁĄCZNIKI - Specyfikacja inicjalizacji bazy danych)

  2. wtedy, gdy w pliku buforowym w ogóle nie będzie sekcji *F

• Dane do zaimportowania - jeżeli z jakiegoś powodu nie chcemy odczytać wszystkich danych z pliku buforowego, możemy odznaczyć te grupy danych, których nie chcemy odczytywać.

• Nadawaj domyślne konta - jeżeli w pliku buforowym mamy dane kontrahentów, ale w danych tych nie mamy określonych ich kont rozrachunkowych, wygodne może okazać się zaznaczenie omawianego parametru. Dzięki temu dla importowanych kontrahentów program będzie automatycznie tworzył w planie kont kolejne konta rozrachunkowe odbiorców i dostawców. Aby opcja ta działała poprawnie, należy przed wykonaniem importu określić Domyślne syntetyczne konto odbiorców i Domyślne syntetyczne konto dostawców w oknie Ustawienia-Ustawienia kont. Konto rozrachunkowe odbiorcy zostanie nadane tylko tym kontrahentom, którzy w pliku w polu Odbiorca mają wartość Tak (analogicznie - dostawcy).

Polecenie Zbiory - Narzędzia - Inicjalizacja bazy danych - Eksport do pliku buforowego eksportuje bazę danych do pliku buforowego o formacie wymaganym przez funkcję Inicjalizacja z pliku buforowego w programach , i . Eksportowane są dane ze wszystkich firm lub Tylko dane bieżącej firmy. Dzięki tej opcji można np. w prosty sposób "przerzucić" z jednej firmy do innej plan kont albo kontrahentów - wystarczy wyeksportować dane z firmy źródłowej, a następnie zaimportować je w firmie docelowej.