Archiwizacja danych służy do tworzenia zapasowych kopii danych. Służą one do odzyskania danych zgromadzonych w programie w przypadku awarii komputera, działania wirusa, zaniku zasilania w trakcie pracy z programem, awarii programu, kradzieży komputera i wielu innych zdarzeń losowych. W skrajnym przypadku, aby rozpocząć normalną pracę, wystarczy wówczas zainstalować program na innym komputerze, odtworzyć archiwum i ewentualnie uzupełnić dane wprowadzone do programu w okresie od wykonania archiwum do wystąpienia awarii. Archiwa mogą się również przydać do przechowywania danych archiwalnych z poprzednich lat.

Archiwum danych ma postać jednego skompresowanego pliku zawierającego wszystkie dane zgromadzone w programie. Plik ten można przechowywać na dysku twardym komputera, ale w innej lokalizacji niż dane robocze, na których pracuje program. Można go również utworzyć na zewnętrznym dysku typu pendrive, na płycie CD-ROM, dyskietkach itp. Wybór nośnika, na którym będziemy przechowywać archiwum zależy tylko od nas, ale trzeba sobie zdawać sprawę z wad i zalet dokonanego wyboru. Np.:

• dysk twardy komputera - archiwizacja wykonuje sie bardzo szybko, ale jeśli jest to dysk twardy tego samego komputera na którym pracuje program, to niestety w przypadku awarii dysku twardego, kradzieży komputera, pożaru itp. utracimy zarówno dane robocze, na których normalnie pracujemy jak i wszystkie archiwa danych. Lepszym rozwiązaniem byłoby wybranie dysku twardego innego komputera widocznego w sieci komputerowej, jeśli oczywiście dysponujemy taką siecią.

• zewnętrzny dysk np. typu pendrive - trochę wolniejsza archiwizacja, ale stosunkowo duża pewność odzyskania danych, zwłaszcza jeśli pendrive będzie przechowywany gdzie indziej niż komputer (najlepiej poza firmą). Przy obecnych cenach i pojemnościach pendrive'ów jest to bardzo dobre rozwiązanie.

• płyta CD-ROM lub DVD-ROM - najpewniejszy nośnik jeśli chodzi o długoterminowe przechowywanie danych. Wada: nie da się utworzyć archiwum bezpośrednio na płycie, trzeba je utworzyć na dysku twardym i nagrać na płytę przy pomocy odpowiedniego programu. Jest to niestety czasochłonne i skutecznie zniechęca do regularnego (np. codziennego) archiwizowania na tym nośniku. Ale okresowo, np. raz na miesiąc - jak najbardziej.

Wybór sposobu przechowywania danych, a także częstotliwość archiwizowania danych zależy przede wszystkim od charakteru naszej działalności. Jeśli naliczamy płace raz w miesiącu, możemy spokojnie poprzestać np. na comiesięcznym archiwizowaniu danych na dysku twardym. Natomiast jeśli np. na bieżąco uzupełniamy karty pracy, wypisujemy nowe umowy i naliczamy wiele list w miesiącu , powiniśmy się zdecydować na codzienną archiwizację na dysku twardym lub pendrivie, i np. co miesiąc na płycie C-ROM. Wtedy w najgorszym wypadku po odtworzeniu ostatniego archiwum będziemy musieli wpisać ponownie dane z ostatniego dnia.

Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby ten sam plik archiwalny przechowywać w różnych miejscach. Możemy również przechowywać równocześnie kilka plików archiwalnych, utworzonych w różnych okresach, gdyż czasem zdarza się, że skutki awarii zauważymy dopiero po jakimś czasie i ostatnie posiadane archiwum będzie już zawierało uszkodzone dane.

Reasumując: im częstsza i pewniejsza do odzyskania archiwizacja, tym mniej problemów w przypadku awarii.

W okienku Archiwizacja, wywołanym z menu głównego poleceniem Zbiory - Archiwizacja określamy:

• Zawartość archiwum - możemy zarchiwizować:

  • Dane ogólne - globalne dane programu, czyli lista użytkowników, definicje, wspólne biblioteki, lista firm wraz z ich danymi oraz właściciele firm wraz z ich danymi

  • Dane firmy (1),Dane firmy (2)... - dane dotyczące wybranych firm, czyli lista pracowników wraz z ich danymi, listy płac, ewidencja przelewów, lokalne biblioteki
    UWAGA 1. Jeśli program jest wykorzystywany do obsługi wielu firm, to do szybkiego określenia żądanej zawartości archiwum można wykorzystać przyciski Zaznacz wszystko i Odznacz wszystko.
    UWAGA 2. Nawet jeśli zaznaczymy dane jednej firmy oraz dane ogólne to w archiwum znajdzie się lista wszystkich firmy oraz właściciele wszystkich firm wraz z ich danymi.

• Zaznacz wszystkie - przycisk powodujący zaznaczenie wszystkich firm (wybranie ich do archiwizacji)

• Odznacz wszystkie - przycisk powodujący odznaczenie wszystkich firm (usunięcie ich z archiwizacji)

• Usuń z archiwum informacje o danych osobowych - jeśli chcemy przekazać dane firm osobom trzecim (np. wysłać do serwisu) i nie chcemy, aby zawierały dane osobowe, możemy zaznaczyć tę opcję. Program zastąpi wówczas wszystkie znaki danych osobowych oprócz pierwszego gwiazdkami (*) - np. nazwisko Jan Kowalski będzie wyglądało tak: J** K*******

• Opis - wprowadzamy dowolne uwagi, które ukażą się podczas odtwarzania danych z archiwum

• Hasło - wprowadzamy hasło zabezpieczające archiwum przed odtworzeniem przez osobę nieupoważnioną; odtwarzanie danych z archiwum bez podania wprowadzonego tu hasła będzie niemożliwe; jeśli nie wprowadzimy hasła to przy odtwarzaniu program nie zapyta o nie

• Powtórz hasło - jeszcze raz wpisujemy to samo hasło w celu uniknięcia pomyłki

• Zapamiętaj hasło - po zaznaczeniu tej opcji przy kolejnej archiwizacji program będzie podpowiadał poprzednio wprowadzone hasło; jeśli nie zaznaczymy tej opcji każdorazowo będziemy określać hasło podczas archiwizacji

• Plik archiwum - gdzie ma zostać utworzony plik archiwum, w przypadku archiwizacji na dyskietki podajemy np. A:\RPlatnik.spq, a jeśli archiwizujemy na dysk twardy to np. C:\RPlatnik.spq; jeśli plik archiwum ma zostać utworzony w jakimś folderze (katalogu), to folder ten musi zostać wcześniej utworzony; jeśli podamy plik, który już istnieje, to zostanie on w trakcie archiwizacji nadpisany (tzn. zapisany w całości na nowo)

• Dodaj datę i czas do nazwy pliku archiwum - dzięki dołączeniu daty do nazwy pliku archiwalnego unikamy nadpisywania zapisanego wcześniej archiwum kolejnym archiwum o tej samej nazwie; w przypadku awarii bardzo istotne jest posiadanie właściwego pliku archiwalnego umożliwiającego odtworzenie danych sprzed momentu wystąpienia awarii

• Rozmiar woluminu - czy ma zostać utworzony jeden plik archiwalny bez względu na jego rozmiar (Bez limitu), czy też plik archiwalny ma zostać podzielony na pliki o zadanym rozmiarze np. 650 MB, dzięki czemu poszczególne pliki zmieszczą się na płytach CD; w przypadku plików dzielonych wg rozmiaru kolejne pliki archiwalne znajdą się tam, gdzie wskazany Plik archiwum z tym że będą miały inne rozszerzenia, np. jeśli Plik archiwum to c:\archiwum\rplatnik.spq, to w przypadku podziału powstaną pliki c:\archiwum\rplatnik.001, c:\archiwum\rplatnik.002 itp.

UWAGA 1. Jeśli funkcja archiwizacji danych nie jest dostępna, oznacza to, że serwer SQL zainstalowany jest na innym komputerze niż właściwy program. W takim przypadku należy w menu głównym wybrać Ustawienia - Środowisko i na zakładce Zaawansowane właściwie określić parametry w sekcji Archiwum (patrz Parametryzacja systemu - Środowisko).

UWAGA 2. Dane można również archiwizować bezpośrednio funkcjami serwera SQL (backup). Przy bezpośredniej archiwizacji należy wybrać odpowiednie bazy (np. R2P_platnik_bin i R2P_platnik_dane_1) - patrz Nowa baza danych.

Do odtworzenia archiwalnych kopii danych z momentu archiwizacji służy odtwarzanie danych.

W zależności od ustawień środowiska programu (menu Ustawienia - Środowisko, zakładka Zaawansowane, parametr Przypominaj o archiwizacji) program będzie co jakiś czas monitował (przypominał) o wykonaniu kopii zapasowych danych.