A - Bilans otwarcia jest szczególnym rodzajem wpisu w księdze. Pozwala na wprowadzenie bilansu otwarcia na poszczególnych kontach analitycznych. Bilans otwarcia na kontach syntetycznych oblicza się automatycznie na podstawie kont analitycznych. W przypadku kont rozrachunkowych kontrahentów umożliwia wprowadzenie stanu początkowego rozrachunków z wyszczególnieniem wszystkich nieuregulowanych faktur wraz z ich terminami płatności. Kwoty bilansu otwarcia wprowadzone na kontach powiązanych z definicjami raportów kasowych lub bankowych są prawidłowo ujmowane w saldach raportów kasowych/bankowych związanych z tymi kontami.

Z wpisów tego typu korzysta się jednorazowo rozpoczynając pracę z programem oraz po zamknięciu każdego roku, przenosząc bilans zamknięcia ze starego roku obrotowego jako bilans otwarcia nowego roku obrotowego. Przed przystąpieniem do wprowadzania bilansu otwarcia należy określić właściwy rok obrotowy (w przypadku korzystania z roku obrotowego innego niż rok kalendarzowy).

Najlepiej jest podzielić bilans otwarcia na kilka różnych dokumentów, dotyczących np. różnych grup kont, rozrachunków z różnymi kontrahentami, różnych walut itp.

Jeśli jakieś konto jest użyte na kilku pozycjach w jednym dokumencie BO lub wręcz na kilku dokumentach BO, to bilans otwarcia na takim koncie jest sumą z wszystkich pozycji, na których było to konto użyte. Z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku kont rozrachunków z kontrahentami, które występują na dokumentach BO tyle razy, ile nieuregulowanych faktur ma dany kontrahent.

Wpisując pozycje na dokumencie A - Bilans otwarcia wypełniamy następujące pola:

• Konto Wn - konto strony Wn

• Konto Ma - konto strony Ma; w jednej pozycji podajemy zwykle jedno konto na którym wprowadzamy BO i jakąś pozabilansową "dziewiątkę", żeby zbilansować strony Wn i Ma. Równie dobrze możemy podawać tylko jedno właściwe konto, godząc się na niezbilansowanie stron Wn i Ma. Bilans otwarcia jest jedynym rodzajem dokumentu, który można zatwierdzić z niezbilansowanymi obrotami po stronach Wn i Ma.

• Kwota - kwota

• Opis zdarzenia / Nr faktury - dowolny opis, a w przypadku kont służących do rozrachunków z kontrahentem nr faktury z nieuregulowaną płatnością.

Jeśli posiadamy wersję MAXI lub PRO umożliwiającą księgowanie w walutach obcych, to dla kont rozrachunkowych i kasowych wprowadzamy dodatkowo:

• Waluta - określamy walutę, która będzie dotyczyła wszystkich pozycji na tym BO. Aby wprowadzić pozycję dotyczącą faktury wystawionej w innej walucie, należy utworzyć inny dokument BO.

• Kwota wal. - kwota w walucie

• Kurs - w przypadku wprowadzania na BO nieuregulowanej faktury podajemy jej kurs wystawienia. W momencie zapłaty za tę fakturę będą naliczane różnice kursowe, wynikające z różnicy między kursem zapłaty a wprowadzonym tu kursem. Natomiast w przypadku wprowadzania BO na koncie kasowym lub bankowym kurs pozostawiamy pusty, dzięki czemu możemy określić niezależnie kwoty w walucie i w złotówkach.

Jeśli wprowadzamy BO na koncie, z którym powiązany jest kontrahent, to na zakładce Płatności powstają płatności powiązane z tą pozycją BO. Możemy tam określić datę wystawienia oraz termin płatności faktury. Płatności związane z dokumentem BO są widoczne w rozrachunkach kontrahenta oraz w windykacji w ten sam sposób jak płatności związane ze "zwykłymi" dokumentami zakupu/sprzedaży.

Dokumenty A - Bilans otwarcia wprowadzamy generalnie z datą styczniową, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby wprowadzić je z inną datą, np. w przypadku korekty bilansu otwarcia dokonanej w kwietniu. W takiej sytuacji w saldach za okres od stycznia do marca będą ujmowane dokumenty BO wprowadzone w styczniu, a od kwietnia począwszy będą również uwzględniane BO wprowadzone w kwietniu.

BILANS OTWARCIA PRZENIESIONY AUTOMATYCZNIE Z POPRZEDNIEGO ROKU OBROTOWEGO

W przypadku gdy rozliczyliśmy już rok obrotowy i chcemy przenieść bilans zamknięcia ze starego roku obrotowego jako bilans otwarcia na nowy rok obrotowy, korzystamy z automatycznej funkcji Przenieś BO dostępnej w menu pomocniczym (prawy przycisk myszy lub klawisz F3) w oknie PLAN KONT.

Określamy:

• BO na rok - na który rok ma być przeniesione BO, ustawia się automatycznie na rok następny po aktualnie ustawionym w menu Ustawienia - Bieżąca data i okres (F12)

• Data BO - z taką datą zostanie utworzony dokument A - Bilans otwarcia, zwykle jest to pierwszy dzień stycznia danego roku

• Rejestr - w tym rejestrze księgowym zostanie utworzony dokument BO

• Tylko konta podświetlone - zaznaczamy jeśli chcemy utworzyć BO tylko dla podświetlonych wcześniej kont

• Liczba pozycji - określa maksymalną ilość pozycji na jednym dokumencie BO. Jeśli podczas przenoszenia BO na rok następny liczba pozycji przekracza ustaloną tu wartość program automatycznie utworzy tyle dokumentów BO, by na każdym z nich było nie więcej pozycji niż określone tu maksimum.

Po naciśnięciu przycisku OK rozpocznie się tworzenie dokumentów BO. Będą one zawierały jedynie te konta, które są aktualnie dostępne w oknie PLAN KONT. Jeśli chcemy przenieść BO od razu dla wszystkich kont, należy we  F4 właściwościach okna PLAN KONT ustawić Poziom=Wszystkie (Alt 0).

Utworzone w ten sposób dokumenty BO nie zawierają zakładki PŁATNOŚCI, gdyż płatności których ewentualnie dotyczą pozycje BO istnieją już w rozrachunkach poszczególnych kontrahentów (powiązane z fakturami zaksięgowanymi w starym roku).

Po utworzeniu wszystkich dokumentów BO należy zmienić okres na styczeń nowego roku i wywołać w oknie PLAN KONT funkcję Przelicz wszystkie konta.