Wprowadzanie dokumentów do księgi jest jednocześnie wprowadzaniem wpisów do rejestrów VAT. Należy prawidłowo uzupełnić wszystkie pozycje księgi (z podziałem na stawki VAT) oraz zwrócić szczególną uwagę na datę rozliczenia podatku VAT.

Przed końcowym rozliczeniem VAT za dany miesiąc należy pamiętać o przeksięgowaniu VAT do rozliczenia w następnych miesiącach.

Wydruk rejestrów VAT umożliwia klawisz F2, będąc w oknie z księgą lub w oknie z deklaracją VAT. Do wyboru mamy następujące ewidencje VAT:

• Rejestr sprzedaży VAT - rozliczenie podatku należnego

  • Dostawa towarów oraz świadczenie usług - kraj - podstawowy rejestr sprzedaży zawiera sprzedaż krajową według stawek VAT

  • Dostawa towarów oraz świadczenie usług - zagranica - dodatkowy rejestr drukowany w przypadku prowadzenia sprzedaży zagranicznej, zawiera wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, eksport towarów i dodatkowo eksport usług nie podlegających VAT, jednak zwiększających udział sprzedaży opodatkowanej (patrz Rodzaje wpisów). Dostępne tylko w wersji MAXI i PRO.

  • Transakcje pozostałe - dodatkowy rejestr drukowany w przypadku dokonywania zakupów zagranicznych, zawiera zestawienie podatku należnego od wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu usług, importu towarów (art. 33a) oraz dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca (odwrotne obciążenie - w tym przypadku wyszczególnione są kwoty odpowiadające różnym punktom z ust.1 art.17 ustawy o VAT, tak żeby korespondowały z polami w deklaracji VAT-7)

  • Procedura marży - dedykowany rejestr sprzedaży dla faktur VAT marża zawierający rozliczenie vat od dokumentów wystawionych w tej procedurze.

• Rejestr zakupów VAT - rozliczenie podatku naliczonego

  • Nabycie towarów i usług - podstawowy rejestr zakupów, zawiera zakupy służące sprzedaży opodatkowanej, opodatkowanej i zwolnionej (mieszanej) oraz zakupy, za które nie przysługuje odliczenie, a także dodatkowo ewidencję podatku VAT niepodlegającego odliczeniu

  • Struktura zakupów wg stawek - rejestr dodatkowy, drukowany w przypadku prowadzenia sprzedaży bezrachunkowej, stanowi podstawę obliczenia udziału poszczególnych stawek VAT w tej sprzedaży (Zakupy handlowe)

  • Obliczenie udziału sprzedaży opodatkowanej - wydruk obrazujący wyliczenie proporcji udziału sprzedaży opodatkowanej do sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej.

Dodatkowo, jeśli nasza firma świadczy usługi przewozów osób taksówkami, możemy skorzystać z rejestru Rejestr sprzedaży VAT - Taxi, który jest podstawą do wydruku deklaracji VAT-12.

Sumy ze wszystkich rejestrów są podstawą do rozliczenia deklaracji VAT. Układ rejestrów zaprojektowany został pod kątem ograniczenia ilości rodzajów rejestrów potrzebnych do wypełnienia deklaracji. Wszystkie wydruki mieszczą się na pojedynczych kartkach formatu A4.

Przed wydrukiem każdego z rejestrów możemy wybrać opcje wydruku:

• Skrócony format wydruku - wydruki w formacie skróconym różnią się od wydruków pełnych tym, że nie zawierają opisu zdarzenia, a zamiast pełnej nazwy i adresu kontrahenta drukowany jest tylko skrót nazwy. Nie jest też drukowany numer dekretu. Dzięki temu wydruki skrócone zajmują znacznie mniej miejsca.

• Kody JPK - włączony parametr powoduje, że dodatkowo na wydruku pojawi się informacja dotycząca użytych oznaczeń JPK przy wpisach, na których wystąpiły.

• Do rozliczenia w nast. miesiącach - zaznaczenie tego parametru spowoduje, że wydrukowane zostaną wyłącznie te pozycje, które mają daty wpisu z podanego okresu, ale VAT z tych pozycji będzie rozliczany w następnych miesiącach. Czyli np. gdy drukujemy rejestr za sierpień z zaznaczoną tą opcją, to pokazane zostaną pozycje z datą wpisu z sierpnia i datą rozliczenia vat (kolumna "Data VAT") z września i kolejnych miesięcy.
  UWAGI:

  1. Opcja ta służy wyłącznie do sprawdzenia poprawności księgowania. Pozycje drukowane przy jej zaznaczeniu nie wchodzą do bieżącej deklaracji VAT.
  2. W przypadku podatku VAT rozliczanego kwartalnie należy zdawać sobie sprawę, że rejestry VAT drukowane są za poszczególne miesiące należące do wybranego kwartału. W związku z tym rejestr drukowany za np. styczeń przy zaznaczeniu omawianej opcji może pokazywać pozycje wpisane w styczniu, ale z datą rozliczenia VAT np. w lutym, w marcu i ewentualnie w kolejnych miesiącach. Część tych pozycji (te z lutego i marca) będzie rozliczona w ramach bieżącej deklaracji VAT (za I kwartał). Oznacza to, że jeśli chcemy sprawdzić jakie pozycje zaksięgowane w bieżącym kwartale zostaną rozliczone w kolejnych kwartałach, powinniśmy wydrukować rejestry za poszczególne miesiące i sprawdzić na każdym z nich, czy zawiera pozycje z datą rozliczenia vat z kolejnych kwartałów.

• Tylko korekty ze złych długów - zaznaczenie tego pola pozwoli na kontrolny wydruk rejestru zakupów VAT zawierający tylko korety podatku naliczonego o kwoty podatku vat od złych długów. Więcej na ten temat w KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Złe długi-korekta podatku VAT.

• Tylko korekty pod.nalicz. od nabycia ŚT - zaznaczenie tego pola pozwoli na kontrolny wydruk rejestru zakupów VAT zawierający tylko korety podatku naliczonego od nabycia środków trwałych

• Daty wpisu

  • wszystkie - wydrukowane zostaną wszystkie wpisy składające się na podatek należny (naliczony) z danego miesiąca. W ten sposób drukujemy rejestr VAT będący podstawą do rozliczenia podatku VAT na bieżącej deklaracji VAT.

  • tylko z bieżącego miesiąca - dla celów kontrolnych możemy osobno wydrukować wpisy zaksięgowane w bieżącym miesiącu i rozliczane w tym samym miesiącu

  • tylko z poprzednich miesięcy - również dla celów kontrolnych możemy osobno wydrukować wpisy zaksięgowane w poprzednich miesiącach, ale posiadające datę rozliczenia vat należącą do bieżącego miesiąca.
    UWAGA. W przypadku podatku VAT rozliczanego kwartalnie należy zdawać sobie sprawę, że rejestry VAT drukowane są za poszczególne miesiące należące do wybranego kwartału. W związku z tym rejestr drukowany za np. marzec przy zaznaczeniu omawianej opcji może pokazywać pozycje wpisane w lutym, styczniu lub grudniu poprzedniego roku (albo jeszcze wcześniej), ale z datą rozliczenia VAT w marcu. Część tych pozycji (te ze stycznia i lutego) będzie rozliczona w ramach bieżącej deklaracji VAT (za I kwartał), czyli będą rozliczone w tym samym kwartale, w którym zostały zaksięgowane. Oznacza to, że jeśli chcemy sprawdzić jakie pozycje rozliczane w bieżącym kwartale zostały zaksięgowane w poprzednich kwartałach, powinniśmy wydrukować rejestry za poszczególne miesiące i sprawdzić na każdym z nich, czy zawiera pozycje zaksięgowane (Data wpisu) w poprzednich kwartałach.

• Drukowane zakupy - tylko w przypadku rejestru zakupów VAT Nabycie towarów i usług - wybieramy wszystkie, żeby wydrukować wszystkie wpisy składające się na podatek naliczony z danego miesiąca (lub kwartału). Dla celów kontrolnych możemy osobno wydrukować tylko zakupy środków trwałych lub wszystkie oprócz środków trwałych.

• Oddział - jeśli firma ma kilka oddziałów i w trakcie księgowania przypisywaliśmy wpisy do poszczególnych oddziałów, to możemy wydrukować rejestry VAT dla poszczególnych oddziałów (wybieramy konkretny oddział) lub łącznie dla całej firmy (puste pole, jeśli wcześniej wybraliśmy jakiś oddział to usuwamy go klawiszem Del lub Backspace).

• Rejestr księgowy - jeśli mamy dużo dokumentów, możemy sobie ułatwić drukowanie (rozliczanie) rejestrów VAT dzieląc je na poszczególne rejestry księgowe

• Od, Do - daty podstawiają się na podstawie wybranego okresu przeglądania, który możemy ustalić w pozycji menu głównego Ustawienia - Bieżąca data i okres. Pola te są widoczne tylko jeśli okres jest różny od miesiąca.

• Kontrahent - wydrukowane zostaną wszystkie wpisy składające się na podatek należny (naliczony) dotyczące wybranego kontrahenta.

Opcja Sprawdź status VAT dostępna u dołu okna umożliwia weryfikację wszystkich kontrahentów występujących na rejestrach VAT. Stanowi ona część mechanizmu automatycznej kontroli statusu VAT (patrz BIBLIOTEKI - Kontrahenci -Weryfikacja statusu VAT kontrahenta).

Bezpośrednio przed wydrukiem, będąc już w oknie Przegląd wydruku, po wciśnięciu przycisku możemy ustawić jeszcze pewne właściwości wydruku, na przykład zmienić czcionkę.

Przycisk Drukuj wydrukuje tylko wybraną stronę rejestru, natomiast przycisk Drukuj wszystko spowoduje wydrukowanie rejestru za cały wybrany okres (ustawiony przed wydrukiem funkcją F12).

Rejestry zamyka się jednocześnie z księgą wpisując odpowiednią Datę zamknięcia w oknie Bieżąca data i okres (F12), wywoływanym z menu Ustawienia.