Podczas naliczania ekwiwalentu za urlop możemy uzyskać wyjaśnienie średniej godzinowej ekwiwalentu. W tym celu, klikamy dwukrotnie w przycisk obok pola systemowego Śr.godz.ekwiw.za urlop. Ukaże się informacja:

Ekwiwalent za urlop wyliczany jest według następujących zasad:

1. obliczana jest średnia miesięczna ekwiwalentu (S3M)
   - kwota ta mówi nam, ile pracownik średnio miesięcznie zarobiłby pracując we wszystkie dni w miesiącach branych do średniej (standardowo 3 ostatnich); liczona ze zmiennych składników, które we właściwości Do podstawy ekwiwalentu mają ustawione: wart.wylicz.z ... lub przelicz.po akt. stawkach z ...

2. pobierany jest współczynnik ekwiwalentu (WSP)
   - współczynnik ten mówi nam, jaka w danym roku jest średnia ilość dni pracujących w miesiącu

3. wyliczana jest średnia godzinowa ekwiwalentu (SDEK), jako ((S3M+A1AM+AG)/(WSP*8*Etat))
   - najpierw wyliczana jest średnia dzienna, jako średnia miesięczna podzielona przez współczynnik ((S3M+A1AM+AG)/WSP)
   - średnia godzinowa wyliczana jest ze średniej dziennej dzielonej przez ilość godzin pracy w dniu (8*Etat)
   - ilość godzin pracy w dniu standardowo wynosi 8 (a właściwie jest to dobowy wymiar czasu pracy ustalany w kalendarzu w pozycji Godz./Dzień) i dodatkowo uwzględniany jest wymiar czasu pracy danego pracownika (etat)

4. średnia godzinowa przemnażana jest przez ilość godzin ekwiwalentu i otrzymujemy kwotę ekwiwalentu za urlop

UWAGA 1. Dla przyspieszenia naliczeń procedura wykonuje się tylko wtedy, jeśli na listę płac podstawią się godziny ekwiwalentu.

UWAGA 2. Istnieje dodatkowe pole systemowe Śr.mies.ekwiw.za urlop, które nie jest wykorzystywane przy wyliczaniu ekwiwalentu, lecz może zostać użyte do obliczenia innych składników wynagrodzeń, na przykład odprawy lub trzynastki. Wstawienie tego pola do definicji listy spowoduje, że procedura wyliczenia ekwiwalentu, wyliczająca również średnią miesięczną ekwiwalentu, będzie wywoływana nie tylko wtedy, gdy wystąpią godziny ekwiwalentu.

Współczynnik ekwiwalentu pobierany jest z parametrów naliczania. Jeśli w programie nie ma pobranych aktualnych parametrów to współczynnik zostanie pobrany z kalendarza przypisanego do pracownika. Gdy w danym kalendarzu (na dany rok) uzupełnione jest pole Wsp.ekwiw. to ta wartość traktowana jest jako współczynnik. Jeśli natomiast pole to jest puste, wtedy współczynnik wyliczany jest automatycznie na podstawie ustalonego na cały rok harmonogramu pracy (kalendarza). W związku z tym dobrze jest na początku roku właściwie uzupełnić kalendarz na dany rok (patrz Miesięczne rozliczenie pracy - Kalendarze).

UWAGA. Standardowo współczynnik pobiera się z kalendarza z roku, w którym następuje wypłata ekwiwalentu (czyli po dacie wypłaty listy). Jeśli chcemy pobrać współczynnik z okresu wynagrodzeń listy płac, musimy w polu systemowym Współczynnik ekwiw.za urlop (menu Definicje - Pola systemowe) zmienić właściwość współczynnik z roku wynagrodzenia na Tak.

Średnia miesięczna ekwiwalentu, a co za tym idzie kwota ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy zależy od składników, wchodzących do podstawy ekwiwalentu. To, które składniki wynagrodzeń i w jaki sposób wpływają na wyliczenie ekwiwalentu, określamy w bibliotece składników wynagrodzeń (patrz Definiowanie i nadzór - Składniki wynagrodzeń). Odpowiada za to właściwość Do podstawy ekwiwalentu, określana indywidualnie przy każdym składniku.

Średnia miesięczna ekwiwalentu składa się z kilku średnich, które obliczane są oddzielnie dla następujących rodzajów składników:

• A1AM - nominalne składniki - (do podstawy ekwiwalentu: z angażu oraz nominalne)
  - pobierana jest wartość składników z aktualnej (ostatniej) umowy o pracę (z angażu)
  - dodatkowo dla składników, które nie mają aktualnej wartości nominalnej w angażu (dod.stażowy % zas., premia regul.% zas.) pobierana jest wartość nominalna z list płac (nominalne)
  UWAGA. Przy zwalnianiu pracownika okres wynagrodzeń listy płac z ekwiwalentem powinien obejmować ostatni miesiąc zatrudnienia, gdyż za ten miesiąc poszukiwane będą wartości składników z angażu.

• 3 miesiące - zmienne składniki obliczane na podstawie 3 poprzednich miesięcy
  - sumowane są zmienne składniki z 3 poprzednich miesięcy (A23M + A33M)
  - suma dzielona jest przez ilość nominalnych godzin pracy w dni przepracowane (wraz z delegacjami) przez pracownika (SD3M=(A23M+A33M)/DP3M)
  - tak obliczona średnia godzinowa mnożona jest przez średnią (z 3 miesięcy) nominalnych ilości godzin w miesiącu (S3M=SD3M*SNDP3M)
  - po takim uzupełnieniu otrzymujemy miesięczną kwotę (składników zmiennych), jaką pracownik zarobiłby (średnio z 3 miesięcy), pracując we wszystkie dni w ostatnich 3 miesiącach
  - średnia z 3 miesięcy nominalnych ilości godzin to suma nominalnych ilości godzin z ostatnich 3 miesięcy dzielona przez 3 (SNDP3M=NDP3M/3)
  UWAGA 1. Jeśli za dany miesiąc istnieje bilans otwarcia (zaznaczony jako z 3 miesięcy), godziny pracy za ten miesiąc pobierane są z bilansu, a nie z karty pracy
  UWAGA 2. Nominalne godziny pracy pobierane są z miesięcznych kart pracy pracownika. W przypadku, gdy za dany miesiąc istnieje bilans otwarcia (na początku pracy z programem), w celu prawidłowego naliczenia ekwiwalentu należy utworzyć karty pracy za poprzednie 3 miesiące i przynajmniej uaktualnić w nich nominalne godziny pracy.
  UWAGA 3. Jeśli ilość godzin pracy w poprzednich 3 miesiącach jest zerowa, do wyliczenia ekwiwalentu przyjmowana jest średnia z aktualnego miesiąca, wyliczana w podobny sposób, jak opisana średnia z 3 miesięcy.

• A23M - składniki z 3 miesięcy przeliczonych po aktualnych stawkach - (do podstawy ekwiwalentu: przelicz po akt.stawkach z 3 mies.)
  - dotyczy składników, które obliczane są na podstawie stawek w umowie o pracę (np. płaca godzinowa)
  - składniki te przeliczane są w pamięci na nowo, po uwzględnieniu stawek z aktualnego angażu (i godzin pracy w poprzednich miesiącach)

• A33M - składniki z 3 miesięcy oraz bilansu otwarcia - (do podstawy ekwiwalentu: wart.wylicz.z 3 mies.)
  - do podstawy uwzględniane są bezpośrednio kwoty z list płac za odpowiednie miesiące wynagrodzeń
  - dotyczy to wszystkich zmiennych składników wynagrodzeń, których najprostszym przykładem jest premia uznaniowa
  - do podstawy dosumowywane są podstawy z bilansu otwarcia

• 6 miesięcy - składniki z 6 miesięcy
  - rodzaje składników i przeliczenia analogiczne jak dla składników z 3 miesięcy
  - zakładka z tym wyjaśnieniem pojawia się tylko wtedy, gdy istnieje jakikolwiek składnik pobierany z 6 miesięcy
  - w składnikach z 6 miesięcy nie jest uwzględniany bilans otwarcia

• 12 miesięcy - składników z 12 miesięcy
  - pełna analogia do wyliczeń z 6 miesięcy

• poprz.kwart. - z poprzedniego kwartału
  - podstawy brane z 3 miesięcy, ale nie poprzednich tylko z poprzedniego kwartału

• poprz.2 kwart. - z poprzednich 2 kwartałów

• poprz.4 kwart. - z poprzednich 4 kwartałów

• poprz.3 trym. - z poprzednich 3 trymestrów
  - czyli z 12 miesięcy, poczynając od poprzedniego trymestru (na rok składają się 3 trymestry, czyli 1 trymestr to 4 miesiące)

• poprz.X mies. - z zadanej ilości miesięcy
  - do wykorzystania, jeśli zakres podstaw branych do ekwiwalentu zależny jest od indywidualnych ustaleń w firmie (i dodatkowo może się zmieniać)
  - zakres podstaw (Zakres naliczania ekwiwalentu za urlop z X miesięcy) ustala się w menu Ustawienia - Ustawienia płacowe na zakładce Definicje (patrz Parametry systemu - Ustawienia płacowe)

• m-cy umowy - z całego okresu trwania umowy
  - w przypadku agencji pracy tymczasowej do podstawy ekwiwalentu uwzględniany jest cały okres pracy