Polecenie ksiegowania (PK) jest szczególnym rodzajem wpisu w księdze, który pozwala na tworzenie dowolnych dekretów księgowych. W szczególności mogą to być dekrety związane np. z księgowaniem list płac.

Wpisywanie pozycji ogranicza się tylko do wypełnienia następujących pól:

• Konto Wn - konto strony Wn

• Konto Ma - konto strony Ma; w jednej pozycji można podać oba konta lub tylko jedno z nich

• Kwota - kwota; gdy w pozycji będa podane oba konta, kwota zostanie zaksięgowana obustronnie, gdy tylko jedno - na stronie podanego konta

• Opis zdarzenia - opis, który przepisuje się z opisu całego wpisu, jednak można go zmienić dla poszczególnych pozycji.

Jeśli posiadamy wersję MAXI lub PRO umożliwiającą księgowanie w walutach obcych, to wprowadzamy dodatkowo:

• Waluta - określamy walutę, która będzie dotyczyła wszystkich pozycji na tym PK

• Kurs - kurs dotyczący wszystkich pozycji tego PK. W przypadku księgowania na koncie kontrahenta powstanie automatyczna płatność, dla której ten kurs będzie traktowany jako kurs wystawienia przy obliczaniu różnic kursowych.

• Kwota wal. - kwota w walucie.

Zarówno dla wpisów krajowych jak i zagranicznych możemy określić jeszcze

• Kontrakt - kontrakt, którego dotyczy dana pozycja

• R - czy do danej pozycji mają być wygenerowane płatności (rozrachunki). Pole to ma znaczenie, tylko w przypadku księgowania na koncie rozrachunkowym kontrahenta, gdyż standardowo do takich pozycji generowane są płatności, tak aby zapewnić zgodność pomiędzy zapisami na koncie rozrachunkowym kontrahenta a jego rozrachunkami. Pole to powinno być ustawione zawsze na tak, za wyjątkiem dwóch przypadków:

  1. księgowania różnic kursowych powstałych w związku ze skojarzeniem (skompensowaniem) dwóch płatności walutowych w oknie ROZRACHUNKI kontrahenta

  2. przeksięgowania pomiędzy kontem dostawcy i odbiorcy tego samego kontrahenta w związku ze skojarzeniem (skompensowaniem) w oknie ROZRACHUNKI faktury sprzedaży z fakturą zakupu.

  W obu tych przypadkach ustawiamy wartość nie, gdyż właściwe płatności figurują już w rozrachunkach i nie ma potrzeby generowania nowych.

Ze względu na konieczność zachowania powiązań pomiędzy obrotami na kontach a pozycjami raportów kasowych i bankowych, nie można księgować bezpośrednio na kontach powiązanych z definicją raportu kasowego lub rachunku bankowego (pole Konto).

Jeśli na pozycji PK użyto konta rozrachunkowego kontrahenta i określono w niej pole R (rozrachunki) na tak, to na zakładce PŁATNOŚCI powstają płatności powiązane z tą pozycją PK. Jeśli w jednej pozycji PK użyjemy dwóch kont kontrahentów (po stronie Wn i Ma), to płatności powstaną niezależnie dla kontrahenta po stronie Wn i Ma. Jeśli w kilku pozycjach PK użyjemy kont rozrachunkowych różnych kontrahentów, to płatności powstaną niezależnie dla każdego kontrahenta.

Płatności związane z dokumentem PK są widoczne w rozrachunkach oraz w windykacji w ten sam sposób jak płatności związane z dokumentami zakupu/sprzedaży. Dzięki temu możemy np. wystawić kontrahentowi notę księgową (np. z tytułu opłat celnych jeśli prowadzimy agencję celną) i windykować ją tak jak należności za zwykłe faktury. Płatności na poleceniu księgowania przydatne są również, jeśli chcemy kompensować należności i zobowiązania w przypadku, gdy kontrahent jest równocześnie naszym odbiorcą i dostawcą. Korzystając z dostępnej w rozrachunkach funkcji Skojarz możemy kompensować płatności pochodzące z PK-ów z płatnościami z faktur zakupu/sprzedaży.

UWAGA. Powtarzające się co miesiąc polecenia księgowania (PK) można grupowo skopiować z poprzedniego miesiąca na bieżący. Wystarczy je podświetlić i skorzystać ze standardowych funkcji Kopiuj/Wklej w menu podręcznym w oknie KSIĘGA HANDLOWA (prawy przycisk myszy). Jeśli wśród kopiowanych w ten sposób dokumentów (PK) będą takie, które korzystają ze schematów księgowania, to po skopiowaniu zostaną one przeliczone wg aktualnych wartości źródłowych (np. sald na kontach).