Zawartość okna z pozycjami inwentaryzacji tworzy się automatycznie po wprowadzeniu nowej inwentaryzacji, na podstawie określonej lokalizacji i stanu środków na dany dzień.

W oknie tym uzgadniamy faktyczny stan inwentaryzacyjny na podstawie wydrukowanych i uzupełnionych arkuszy spisowych. Dla każdego środka znajdującego się na arkuszu należy wpisać Wynik spisu z natury:

• Niewypełniony - status ten pojawia się po utworzeniu nowej inwentaryzacji i należy go zmienić na jeden z poniższych

• Zgodny - środek znajduje się na stanie w podanej lokalizacji

• Niezgodny - środek jest na stanie, ale np. niekompletny lub zniszczony (można to opisać dokładniej w polu Uwagi)

• Brak - środka nie ma na stanie

• Nadmiar - środka nie powinno być na stanie.

Jeżeli podczas spisu z natury wykryto środek, który znajduje się na stanie w danej lokalizacji, ale nie ma go na wydrukowanym arkuszu, należy wpisać ten środek do kartoteki środków trwałych, przyjąć go na daną lokalizację, a następnie dopisać go do arkusza i ustawić pole Wynik spisu z natury na Nadmiar.

Bezpośrednio po utworzeniu arkusza, system ustawia wszystkie pola Wynik spisu z natury na Niewypełniony. Do szybkiego ustawienia statusu pojedyńczego środka na Zgodny służy przycisk . Aby ułatwić sobie wypełnianie arkusza, można automatycznie ustawić wszystkie te wartości na Zgodny (przyciskiem ), a następnie zmienić tylko te pozycje, które podczas spisu z natury okazały się mieć stan inny niż zgodny.

Jeżeli chcemy skorzystać z inwentaryzacji automatycznej, to konieczne jest, aby w jej wyniku powstał plik tekstowy (zawierający numery zinwentaryzowanych środków w kolejnych liniach), który następnie wczytamy funkcją Odczyt danych z pliku. Wyświetli się okno dialogowe, w którym należy ustalić:

• Inwentaryzacja na podstawie pola - czy identyfikatorem środka jest Numer ewidencyjny czy Numer kolejny środka, czyli jaki numer jest umieszczony w kolejnych liniach pliku importowego

• Wpisuj na arkusz nadmiarowe pozycje - czy w sytuacji, gdy w pliku znajduje się identyfikator środka, którego brak na arkuszu, to system ma dopisywać taki środek na arkusz jako pozycję nadmiarową.

Przykładowy plik inwentaryzacyjny może wyglądać następująco:
808/1
808/2
808/3.

W celu ułatwienia przeprowadzenia inwentaryzacji można skorzystać z wydrukowanych wcześniej etykiet środków trwałych (w oknie ŚRODKI TRWAŁE drukuj Etykiety - kody kreskowe), zawierających dodatkowo identyfikator w postaci kodu kreskowego.