Przed księgowaniem dokumentów dobrze jest wcześniej przygotować i uzgodnić zestaw rejestrów, w których będziemy zapisywać dokumenty księgowe. Najprościej mówiąc rejestr księgowy powinien być odzwierciedleniem segregatora, do którego wkładamy dany rodzaj dokumentów np. faktury sprzedaży, faktury kosztowe, faktury zakupów towarów handlowych, kasa, banki, memoriały. Można także przy małej liczbie dokumentów (chociaż raczej już się tego nie stosuje) założyć tylko jeden rejestr księgowy ("Główny") i w nim księgować wszystkie dokumenty.

Po zainstalowaniu programu dostępnych jest kilka wstępnie skonfigurowanych rejestrów (jak w okienku poniżej). Możemy dostosować je do swoich potrzeb lub usunąć i wprowadzić od nowa własne rejestry.

Nowy rejestr księgowy dopisujemy klawiszem Ins. Wprowadzamy:

• Nazwa - nazwa rejestru

• Numer - sposób numerowania dekretów

  • Układ - układ numeru, czyli jak ma wyglądać pełny numer dekretu; układ może zawierać symbole systemowe, które będą automatycznie zamieniane na odpowiednie wartości oraz dowolne inne cyfry i litery.
    Symbole systemowe:

    • # - wyliczany przez program numer kolejny dekretu

    • 0 - zero, wstawione przed # oznacza znak do wypełnienia przez numer kolejny

    • RR - rok 2-cyfrowy

    • RRRR - rok 4-cyfrowy

    • MM - miesiąc (numeracja co miesiąc od 1)

    • MC - miesiąc (numeracja w obrębie roku).

    Na przykład, jeśli w dniu 02-03-2020 wystawiliśmy 134-y dekret od początku roku (a 6-ty w marcu), jego pełny numer będzie dla różnych układów wyglądał następująco:

    Układ	Numer	Uwagi
    #/RR	134/20	rok dwycyfrowy
    #/RRRR	134/2020	rok czyterocyfrowy
    #/RR/F	134/20/F	dodatkowy symbol na końcu
    G/#/RR	G/134/20	dodatkowy symbol na początku
    00#/RR	134/20	numer ma przynajmniej 3 znaki
    000#/RR	0134/20	numer ma przynajmniej 4 znaki
    0000#/RR	00134/20	numer ma przynajmniej 5 znaków
    #/MM/RR	6/03/20	numeracja w obrębie bieżącego miesiąca
    #/MC/RR	134/03/20	numeracja w obrębie roku z dodanym symbolem miesiąca

    
    

  • Pierwszy - numer pierwszego dekretu, który będziemy wystawiać w programie, np. jeśli dotychczas (ręcznie lub w innym programie) wystawiliśmy 20 dekretów, musimy w tym polu wpisać 21

  • W roku - w którym roku rozpoczynamy wystawianie dekretów

  • W miesiącu - w którym miesiącu rozpoczynamy wystawianie dekretów (istotne tylko, jeśli w układzie numeru jest symbol systemowy MM)

• zakładka RODZAJE WPISÓW - ta zakładka określa jakie rodzaje wpisów będą dostępne podczas księgowania w tym rejestrze. Księgować możemy na dwa sposoby:

  • wybierając wcześniej we właściwościach  F4 okna KSIĘGA HANDLOWA odpowiedni Rejestr księgowy - w takim przypadku w menu z dostępnymi rodzajami wpisów będą dostępne tylko te, które zostały tutaj zaznaczone

  • nie wybierając we właściwościach konkretnego rejestru - w takiej sytuacji wyboru rejestru dokonujemy bezpośrednio we wpisie, ale tylko spośród rejestrów tutaj zaznaczonych

• zakładka KASA - podajemy listę rodzajów raportów kasowych, w których będą automatycznie księgowane zapłaty do faktur gotówkowych (czyli takich, w których w trakcie księgowania zaznaczono na zakładce PŁATNOŚCI datę zapłaty taką samą jak data wpisu). Należy wprowadzić odpowiednie raporty dla każdej waluty, w której przyjmujemy zapłaty. Jeśli dopuszczamy płatności kartą płatniczą, to również należy wskazać raporty dla tej formy płatności. Jeśli nie wprowadzimy tutaj żadnej pozycji, to przy akceptacji faktur gotówkowych program będzie szukał odpowiedniego raportu (forma płatnosci, waluta) wśród wszystkich dostępnych definicji raportów kasowych. Stąd wniosek, że jeśli mamy tylko jedną kasę odpowiedniego rodzaju (forma płatności, waluta), to nie trzeba tu nic wpisywać.

• zakładka NUMERY KONT

  • Domyślne konto sprzedaży - konto jakie podstawi się dla wartości netto podczas księgowania dla rodzajów wpisów dotyczących sprzedaży, ale tylko w przypadku, gdy ani przy kontrahencie, ani przy zdarzeniu gospodarczym nie będzie ustawionego domyślnego konta sprzedaży

  • Domyślne konto zakupu - konto jakie podstawi się dla wartości netto podczas księgowania dla rodzajów wpisów dotyczących zakupów, ale tylko w przypadku, gdy ani przy kontrahencie, ani przy zdarzeniu gospodarczym nie będzie ustawionego domyślnego konta zakupu

  • Rozliczenie zakupu Z - opcje związane z rozliczeniem zakupu przy księgowaniu wpisów typu Z-Zakup krajowy oraz B-Odwrotne obciążenie (zakup)

    • Włączone - czy rozliczenie zakupu ma się w ogóle pojawiać w dekrecie

    • Konto - konto rozliczenia zakupu. Jeśli nie określimy tu konta, ale rozliczenie zakupu będzię włączone, to używane będzie konto rozliczenia zakupu określone w menu Ustawienia - Ustawienia kont na zakładce ROZLICZENIA (patrz Ustawienia kont).

    • Brutto - czy na konto rozliczenia zakupu ma być księgowana kwota brutto (domyślnie netto).

    Jeśli rozliczenie zakupu będzie wyłączone lub konto rozliczenia nie będzie określone (ani tu ani w ustawieniach kont), dekret będzie generował się wg schematu:

    Wn	Ma	Kwota
    4xx		netto
    	202-x	brutto
    224		vat

    gdzie: 4xx - konto kosztowe, 202-x - konto dostawcy, 224 - konto VAT naliczony;
    zaś przy określeniu tego konta np. na 301 (tutaj lub w ustawieniach kont) dekret będzie wyglądał nastepująco:

    Wn	Ma	Kwota
    301	301	netto (lub brutto)
    4xx		netto
    	202-x	brutto
    224		vat

    
    

  • Rozlicz. wewn.nabycia towaru N - konto rozliczenia zakupu przy księgowaniu wpisów typu N-Wewn.nabycie towarów

  • Rozliczenie importu usług I - konto rozliczenia zakupu przy księgowaniu wpisów typu I-Import usług

  • Rozliczenie importu towarów T - konto rozliczenia zakupu przy księgowaniu wpisów typu T-import towarów.
    Dla powyższych trzech opcji logika generowania dekretu jest taka sama jak przy rozliczeniu zakupu.