Program umożliwia tworzenie i wydruk własnych raportów. Są one szczególnie przydatne do tworzenia specyficznych rozbudowanych raportów. Na przykład, jeśli chcielibyśmy sporządzić dokładny raport z rozliczeniem kosztów działalności naszej firmy, na którym będą wyszczególnione wszystkie koszty rodzajowe z podziałem na miejsca powstawania kosztów, to moglibyśmy przygotować poza programem odpowiedni arkusz w excelu i wypełnić go przy pomocy odpowiednio zdefiniowanego raportu wlasnego.

Arkusz przygotowany w programie Microsoft Excel mógłby wyglądać tak:

Aby utworzyć raport służący do wypełnienia tego arkusza klikamy w menu Ustawienia - Definicje raportów - Własny i tworzymy nowy raport:

Określamy poszczególne pola raportu:

• Nazwa - nazwa, pod którą ten raport będzie figurować na liście zestawień (nie mylić z nagłówkiem raportu)

• Rezultat - w jak sposób ma zostać przygotowany raport

  • Wydruk - raport zostanie przygotowany w formie gotowego wydruku

  • Okno - raport zostanie przygotowany w oknie. Dzięki temu możemy np. wyszukać odpowiednią pozycję lub sprawdzić inne szczegóły bez konieczności drukowania raportu

  • MS Excel - raport zostanie wyeksportowany bezpośrednio do wcześniej przygotowanego arkusza programu MS Excel, wypełniając automatycznie poszczególne jego pola

• Nazwa pliku - nazwa pliku wcześniej przygotowanego arkusza kalkulacyjnego MS Excel

• zakładka WYDRUK

  • Dane firmy w nagłówku - włącz jeśli chcesz, żeby w lewym górnym rogu pierwszej strony raportu drukowały się dane twojej firmy, a w prawym górnym rogu miejscowość oraz aktualna data

  • Podsumowanie całości - podsumowanie pól numerycznych na końcu raportu

  • Ramki pomiędzy wierszami - czy wiersze i kolumny raportu mają być pooddzielane ramką

  • Orientacja papieru - wydruk poziomy lub pionowy

  • Uporządkuj wg pola - sposób uporządkowania pozycji raportu. Ma znaczenie tylko dla raportów drukowanych lub pokazywanych w oknie (pole Rezultat)

  • U - uporządkowanie malejące

  • Nagłówek - nagłówek (tytuł) drukowany na początku właściwego raportu; oprócz dowolnego tekstu możesz tu wpisać (lub wstawić z menu wywołanego prawym klawiszem myszy) znaki systemowe:

    • {DB} – data bieżąca

    • {FILTR} – wybrane kryteria filtrowania

  • Stopka - stopka drukowana na końcu właściwego raportu

  • - edytor umożliwiający określenie wielu atrybutów tekstu, np. wielkości i rodzaju czcionki, koloru, justyfikacji itp.

• zakładka DOSTĘPNOŚĆ

  • Raport jest dostępny w oknach - wybór miejsca, z którego można wywołać dany raport. W zależności od potrzeb można zaznaczyć jedno lub kilka miejsc.

  • Uprawnienia - grupy użytkowników, które mogą korzystać z tego raportu.

Po zaakceptowaniu definicji raportu przechodzimy do zdefiniowania jego wierszy. W tym celu klikamy w ikonę DEFINICJE WIERSZY RAPORTU i wypełniamy następujące pola:

• Opis - pole opisujące definiowany wiersz raportu.
  UWAGA. Możemy wprowadzić kilka pozycji z tym samym opisem. Wówczas będą one występowały na wydruku (Rezultat=Wydruk) bądź w oknie (Rezultat=Okno) jako jedna pozycja ze zsumowanymi kwotami z poszczególnych wierszy definicji. Jeśli chcielibyśmy sumować kwoty z różnych wierszy raportu do tej samej komórki w arkuszu MS Excel (Rezultat=MS Excel), to oprócz tego samego opisu muszą one mieć zdefiniowany ten sam wiersz i kolumnę.

• Wartość

  • Konto - jakie konto ma znaleźć się na wydruku raportu w podanej wyżej pozycji

  • Znak:

    • Wn (+) - saldo tego konta po stronie WN wejdzie do wybranej rubryki raportu na plus (powiększy ją)

    • Wn (-) - saldo tego konta po stronie WN wejdzie do wybranej rubryki raportu na minus (pomniejszy ją)

    • Ma (+) - saldo tego konta po stronie MA wejdzie do wybranej rubryki raportu na plus (powiększy ją)

    • Ma (-) - saldo tego konta po stronie MA wejdzie do wybranej rubryki raportu na minus (pomniejszy ją)

  • Typ:

    • Saldo - saldo tego konta

    • BO - bilans otwarcia dla tego konta

    • BZ - bilans zamknięcia dla tego konta

    • Obrót - obrót na tym koncie

    • Obrót nar. - obrót na tym koncie narastająco od początku roku.

• Określenie pozycji docelowej w pliku Excel

  • Nazwa arkusza - nazwa arkusza, na który zostaną wpisane dane

  • Kolumna - w jakiej kolumnie zostanie wpisana definiowana wartość

  • Wiersz - w jakim wierszu zostanie wpisana definiowana wartość.

Wprowadzamy tyle pozycji, ile komórek chcemy wypełnić w przygotowanym wcześniej arkuszu MS Excel:

Przestawiając w definicji raportu pole Rezultat na Okno lub Wydruk uzyskamy listę pozycji z obliczonymi kwotami, dzięki czemu możemy łatwo sprawdzić poprawność wypełnienia komórek w arkuszu MS Excel.

Raporty własne możemy oczywiście wykorzystywać nie tylko do wypełniania arkuszy kalkulacyjnych. Można dzięki nim tworzyć i drukować dowolne raporty, łącznie np. z własnym wzorem rachunku zysków i strat bądź bilansu.