Każdy przygotowany w programie wydruk (np. Rejestr sprzedaży VAT, potwierdzenia sald, zestawienia itd.) pojawia się w oknie Przegląd wydruku, a z poziomu tego okna po kliknięciu przycisku Wyślij jako e-mail otwiera się okienko Wysyłanie wydruku, w którym określamy adresata poczty, treść wiadomości i inne parametry:

• Nadawca - nadawca poczty, pole uzupełniane jest automatycznie na podstawie pola Nazwa użytkownika w oknie Środowisko na zakładce Internet (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - PARAMETRYZACJA SYSTEMU - Środowisko)

• Adres Do - adres na jaki wysłać pocztę. Można wysłać wiadomość jednocześnie do kilku adresatów, w tym wypadku adresy należy rozdzielić przecinkami. Przyciskiem możemy odświeżyć zawartość pola Adres Do i upewnić się, że widzimy adres bieżącego kontrahenta. Po kliknięciu przycisku pojawi się okno Książka adresowa, z którego możemy wprost wybrać adresata.

• DW - adres do wiadomości, w niektórych sytuacjach warto tu wpisać swój adres, aby dostać kopię wysyłanej wiadomości

• Temat - temat wiadomości

• Opis - zawartość tekstową wiadomości
  UWAGA. Temat i opis wiadomości nadawany jest automatycznie na podstawie nazwy dokumentu. Treść obu pól można edytować każdorazowo ręcznie przed wysyłką bądź nadać własny tytuł dokumentu do wysyłki poprzez Edytor makiet w sekcji TITLE.

• Format - format załączonego wydruku:

  • HTML - wysyłany jest plik w formacie HTML

  • PDF - wysyłany jest plik w formacie PDF

  • PDF (podpis elektroniczny) - wysyłany jest plik w formacie PDF opatrzony podpisem elektronicznym.

• Hasło - jeśli zaznaczone, to wysyłany plik zostanie zabezpieczony hasłem określonym na zakładce Wydruki - PDF w menu Ustawienia - Środowisko

• Potwierdzenie - jeśli zaznaczone, to wiadomość e-mail zostanie wysłana wraz z żądaniem potwierdzenia odczytania wiadomości przez odbiorcę

• Jeden plik PDF - jeśli zaznaczone, to wszystkie strony wydruku zostaną umieszczone w jednym pliku PDF.

Po określeniu powyższych pól przyciskiem dokonujemy wysyłki.

Aby dokonać wysyłki seryjnej np. potwierdzenia sald do różnych adresatów należy w oknie Przegląd wydruku przyciskiem Wyślij jako e-mail do poszczególnych kontrahentów otworzyć okienko Wysyłanie wydruku. Okno to tylko nieznacznie różni się od okna wysyłki pojedynczego dokumentu i większość pól w nim zawartych ma dokładnie to samo działanie. Należy jednak zwrócić uwagę, aby zawarte w nim pole Adres Do pozostawić puste, wówczas program automatycznie wyśle e-maile do wszystkich adresatów na adresy wpisane w polu E-mail na zakładce Kontakt w oknie KONTRAHENCI (patrz BIBLIOTEKI - Kontrahenci) lub w przypadku wysyłki wydruku Informacja o podatkach i ZUS na adres widoczny w polu E-mail do informacji o pod. na zakładce INNE w oknie FIRMY.
UWAGA. Jeśli przy wysyłce seryjnej w polu Adres Do wpiszemy adres e-mail, wówczas wszystkie wysyłane dokumenty zostaną przesłane wyłącznie na wskazany adres.