Kojarzenie płatności jest jedną z funkcji udostępnianych w ewidencji rozrachunków z kontrahentem. Łączy dokument z zapłatą wpisaną do kasy/banku (oba wpisy muszą mieć tę samą wartość Wn lub Ma w polu Rodzaj) lub kompensuje ze sobą dwa niezapłacone dokumenty, np. fakturę z fakturą korygującą (oba muszą mieć różne wartości w polu Rodzaj).

Kojarzenie działa na podświetlonych pozycjach. Możemy podświetlić dwie lub kilka wybranych pozycji (przy pomocy klawiszy Shift áâ) lub wszystkie pozycje widoczne w oknie (przy pomocy klawiszy Ctrl A).

Po naciśnięciu w oknie ROZRACHUNKI przycisku Skojarz pojawi się okno Kojarzenie płatności, w którym należy określić następujące parametry:

• Sposób kojarzenia, czyli w jaki sposób będą kojarzone płatności:

  • wg numeru dokumentu - skojarzone zostaną tylko płatności posiadające ten sam nr dokumentu, bez względu na kwotę

  • wg kwoty - skojarzone zostaną tylko płatności ze zgodną kwotą, bez względu na numer dokumentu

  • dowolnie

• Data skojarzenia - data z którą nastąpi skojarzenie wybranych pozycji.

Naciśnięcie przycisku Skojarz rozpoczyna kojarzenie płatności.

Księgując ręcznie zapłaty za faktury w oknie Pozycje raportu kasowego/bankowego możemy na bieżąco łączyć zapłaty z niezapłaconymi fakturami korzystając z przycisku w tabelce na zakładce Dokumenty.

Jeśli jednak nie kojarzymy płatności na bieżąco, bo np. korzystamy z automatycznego importu wyciągów bankowych na których jest dużo pozycji, opisane tu kojarzenie płatności będzie bardzo przydatną funkcją. Możemy podświetlić wszystkie nierozliczone ( F4 Zakres ustawiony na Nierozliczone) płatności (klawisze Ctrl A) i skojarzyć je automatycznie wybierając Sposób kojarzenia ustawiony na wg numeru dokumentu. Jeśli w numerach dokumentów występują jakieś rozbieżności, możemy dodatkowo skorzystać z kojarzenia wg kwoty. A jeśli kojarzymy dwie konkretne pozycje, korzystamy z kojarzenia dowolnego.

RÓŻNICE KURSOWE

Jeśli w trakcie kojarzenia dokumentów powstanie różnica kursowa, bądź skojarzenie jest kompensatą płatności pochodzących z różnych kont rozrachunkowych, to po wykonaniu skojarzenia pojawi się komunikat przypominający o konieczności utworzenia dokumentu PK księgującego różnice kursowe lub przeksięgowującego zapłatę z konta odbiorcy na konto dostawcy. Tworząc taki dokument PK należy pamiętać o ustawieniu w jego pozycjach wartości Nie w kolumnie R (dzięki temu pozycje PK nie będą generowały płatności w rozrachunkach - w tym wypadku jest to zbędne, bo pozycje w rozrachunkach już mamy, chcemy tylko dopasować do nich obroty na koncie). Taki dokument PK jest niezbędny aby zachować pełną analogię pomiędzy obrotami na koncie rozrachunkowym a rozrachunkami kontrahenta. Jeśli nie utworzymy takiego PK, w weryfikacji spójności wykazana zostanie rozbieżność na koncie (lub kontach) bieżącego kontrahenta.

Aby uniknąć konieczności tworzenia dodatkowych dokumentów PK, najlepiej jest kojarzyć płatności z dokumentami nie w rozrachunkach, ale w oknach KASA lub KSIĘGA HANDLOWA. Dzięki temu różnice kursowe będą automatycznie dekretowane na KP/KW lub we wpisie do księgi:

• płatność po wystawieniu dokumentu
  Korzystamy z mechanizmu powiązania z rozrachunkami dostępnego w pozycjach raportu kasowego lub bankowego w oknie KASA

• płatność przed wystawieniem dokumentu (zaliczka)
  W oknie KSIĘGA na zakładce PŁATNOŚCI korzystamy z opcji Powiąż z raportem kasowym lub bankowym dostępnej w menu podręcznym (prawy przycisk myszy w kolumnie KP/KW). W celu rozłączenia takiego powiązania należy skorzystać z opcji Usuń powiązanie z raportem kasowym lub bankowym dostępnej w tym samym menu.

UWAGA. Przy edycji wpisu w oknie KSIĘGA HANDLOWA, gdy płatność dokonywana jest poprzez opcję Powiąż z raportem bankowym lub kasowym, należy na zakładce Dekret wyłączyć oraz ponownie włączyć pole Dekret lub Korekta dekretu, w celu aktualizacji różnic kursowych.