Rozrachunki z kontrahentami są jednym z elementów mechanizmu rozliczania należności i zobowiązań.

Program prowadzi równolegle dwie ewidencje rozrachunków. Jedną na podstawie płatności znajdujących się przy każdym wpisie do księgi na zakładce PŁATNOŚCI. Drugą na podstawie obrotów na kontach rozrachunkowych kontrahenta (odbiorcy i dostawcy) znajdujących się na zakładce DEKRET, zarówno we wpisie do księgi jak i na pozycji raportu kasowego. Pierwsza z nich zawiera więcej informacji (m.in. termin i forma płatności, waluta, kurs, różnice kursowe), a także umożliwia powiązanie powstałych należności/zobowiązań z dokonanymi później zapłatami. Dzięki temu, że bazuje ona na płatnościach a nie na obrotach na kontach, zawiera rozrachunki dotyczące zarówno sprzedaży jak i zakupu co jest szczególnie istotne jeśli ten sam kontrahent jest jednocześnie naszym dostawcą i odbiorcą, gdyż umożliwia łatwe kompensowanie faktur zakupu i sprzedaży. Dlatego ta właśnie ewidencja służy do rozliczania rozrachunków z kontrahentami. Ewidencja obrotów na analitycznym koncie rozrachunkowym służy wyłącznie do wyliczenia sumy obrotów i sald przydatnych np. w bilansie. Poniższy opis dotyczy w całości pierwszej ewidencji, czyli tej bazującej na płatnościach.

Okno ROZRACHUNKI zawiera szczegółową ewidencję płatności do wszystkich dokumentów wystawionych kontrahentowi lub przez kontrahenta wraz z zapłatami za te dokumenty. Można je wywołać bezpośrednio z biblioteki kontrahentów po ustawieniu się na odpowiednim kontrahencie, można je również wykorzystać do automatycznego wprowadzania płatności na raport kasowy lub bankowy.

Informacje w poszczególnych kolumnach oznaczają:

• Data oper. - data operacji. Dla dokumentów księgowych jest to data zaksięgowania w oknie Księga, a dla dokumentów kasowych (wpłata/wypłata) jest to data wystawienia KP/KW w raporcie kasowym lub zarejestrowania przychodu/rozchodu w raporcie bankowym.

• Numer dekr. - nr dekretu, pod którym zaksięgowano fakturę, której dotyczy ta płatność.

• Nr dokumentu - nr faktury, której dotyczy ta płatność

• Rodzaj - rodzaj płatności

  • Wn (+) - kontrahent ma nam zapłacić

  • Ma (-) - my mamy zapłacić kontrahentowi

  Pole Rodzaj w rozrachunkach nie zawsze odpowiada stronie, po której zaksięgowany jest obrót związany z daną transakcją na koncie kontrahenta. Np. jeśli płatność dotyczy zwrotu związanego z korektą faktury sprzedaży (odbiorca zwraca towar, więc musimy oddać mu pieniądze), to w rozrachunkach Rodzaj będzie Ma(-), natomiast na koncie odbiorcy ta transakcja będzie zaksięgowana ze znakiem ujemnym po stronie Wn.

• Do zapłaty - kwota do zapłaty

• Termin - termin płatności

• Forma - forma płatności

• Zapłacono - zapłacona kwota

• Data zapłaty

• K - znak X jeśli zapłata została uregulowana za pośrednictwem raportu kasowego / bankowego lub skojarzona z dokumentem za pomocą funkcji Skojarz (patrz Kojarzenie płatności)

• KP

  • w przypadku zapłaty za pośrednictwem kasy/banku - nr dokumentu KP lub KW
  • w przypadku zapłaty kompensatą (przez skojarzenie z innym dokumentem) - nr dokumentu i nr dekretu kompensującej (skojarzonej) płatności

• Konto - konto (odbiorcy lub dostawcy) związane z daną pozycją. Na tym koncie zarejestrowany jest obrót lub obroty odpowiadające danej pozycji rozrachunków.

• P, W, O, N - informacja o wystawionych do tej płatności przypomnieniach, wezwaniach, notach odsetkowych i ewentualnie protokołach nieściągalności (patrz Windykacja należności).

Jeśli korzystamy z wersji MAXI lub PRO umożliwiającej rozliczanie transakcji zagranicznych w walutach obcych (patrz rozdział WIELOWALUTOWOŚĆ), to w standardowym zestawie kolumn w rozrachunkach dostępne będą dodatkowo:

• Do zapł. wal. - kwota do zapłaty w walucie

• Zapł.wal. - kwota zapłacona w walucie

• Różn. kurs. - różnica kursowa powstała w momencie zapłaty

• Waluta - waluta w jakiej została zaksięgowana ta płatność.

Po przejściu na zakładkę Pozycja dostępny jest komplet informacji dotyczących danej pozycji.

Oprócz pól (kolumn) opisanych wyżej są to:

• Typ

  • Sprzedaż - należności za dokumenty sprzedaży, powiązane z kontem odbiorcy

  • Zakup - zobowiązania wynikające z dokumentów zakupu, powiązane z kontem dostawcy

  • Inne - wpłaty/wypłaty z raportów bankowych i kasowych, niepowiązane z dokumentami

• Dokument

  • Rodzaj dokumentu - rodzaj dokumentu, z którego pochodzi ta płatność - jeden z rodzajów wpisów dostępnych w oknie KSIĘGA HANDLOWA

• Zapłata

  • Nr dekretu - nr dekretu związanego z zapłatą, odpowiada mu kolumna Numer dekr.(kasa) na zakładce Lista

  • Nr RK lub RB - numer raportu kasowego lub bankowego

• Obrót Wn, Obrót Ma - jaki obrót związany z tą pozycją powinien być zarejestrowany na koncie rozrachunkowym. W przypadku pozycji walutowych obroty obejmują również różnice kursowe. Dla dokumentów skompensowaych (skojarzonych) w ramach tego samego konta (dostawcy lub odbiorcy, np. faktura sprzedaży skompensowana z korektą faktury sprzedaży) obroty są zerowe, gdyż taka kompensata nie wymaga żadnych zapisów na koncie rozrachunkowym. Obrót jest uzależniony od zakresu daty operacji ustawionego we właściwościach F4 okna ROZRACHUNKI w grupie Data operacji. Jeśli np. data operacji ustawiona jest na okres marzec 2016, a aktualnie wybrana pozycja rozrachunków to płatność do dokumentu z lutego 2016 zapłacona w marcu 2016, to w obrotach będzie ujęta tylko płatność, gdyż data wystawienia dokumentu nie mieści się w wybranym okresie daty operacji.

• Skąd - skąd pochodzi dana płatność

  1. Księga - zapłacone i niezapłacone płatności do dokumentów (oprócz PK i BO) zaksięgowanych w oknie KSIĘGA HANDLOWA. Odpowiadają dokładnie zawartości zakładki PŁATNOŚCI przy tych dokumentach.

  2. Księga (PK) - zapłacone i niezapłacone płatności do dokumentów PK zaksięgowanych w oknie KSIĘGA HANDLOWA. Odpowiadają dokładnie zawartości zakładki PŁATNOŚCI przy tych dokumentach.

  3. Księga (BO) - zapłacone i niezapłacone płatności do dokumentów BO zaksięgowanych w oknie KSIĘGA HANDLOWA. Odpowiadają dokładnie zawartości zakładki PŁATNOŚCI przy tych dokumentach.

  4. Księga (kor.dekr.) - płatności wygenerowane automatycznie do obrotów zaksięgowanych na kontach rozrachunkowych kontrahentów podczas korekty dekretu we wpisie do księgi

  5. KP (kor.dekr.) - płatności wygenerowane automatycznie do obrotów zaksięgowanych na kontach rozrachunkowych kontrahentów podczas korekty dekretu na dokumencie kasowym (KP/KW/Przychód/Rozchód/Inny)

  6. Kasa - wpłaty i wypłaty dokonane na raportach kasowych, nieskojarzone z żadnym dokumentem zaksięgowanym w oknie KSIĘGA HANDLOWA. Odpowiadają zawartości zakładki DOKUMENTY na pozycjach raportu (KP/KW/Inny), na których określono kontrahenta, którego dotyczy wpłata/wypłata.

  7. Kasa (konto) - wpłaty i wypłaty dokonane na raportach kasowych, nieskojarzone z żadnym dokumentem zaksięgowanym w oknie KSIĘGA HANDLOWA. Odpowiadają zawartości zakładki DOKUMENTY na pozycjach raportu (KP/KW/Inny), na których nie określono kontrahenta, którego dotyczy wpłata/wypłata (czyli wprowadzono kwoty bezpośrednio na konta rozrachunkowe kontrahentów).

  8. Bank - wpłaty i wypłaty dokonane na raportach bankowych, nieskojarzone z żadnym dokumentem zaksięgowanym w oknie KSIĘGA HANDLOWA. Odpowiadają zawartości zakładki DOKUMENTY na pozycjach raportu (Przychód/Rozchód/Inny), na których określono kontrahenta, którego dotyczy wpłata/wypłata.

  9. Bank (konto) - wpłaty i wypłaty dokonane na raportach bankowych, nieskojarzone z żadnym dokumentem zaksięgowanym w oknie KSIĘGA HANDLOWA. Odpowiadają zawartości zakładki DOKUMENTY na pozycjach raportu (Przychód/Rozchód/Inny), na których nie określono kontrahenta, którego dotyczy wpłata/wypłata (czyli wprowadzono kwoty bezpośrednio na konta rozrachunkowe kontrahentów).

Większość wpisów widniejących w oknie ROZRACHUNKI pochodzi z płatności do dokumentów zaksięgowanych w oknie KSIĘGA HANDLOWA i należy rozumieć je jako wpisy z zakładki PŁATNOŚCI z wszystkich wpisów do księgi dotyczących tego kontrahenta. Np. wpisy w okienku na początku tego podrozdziału oznaczają (w kolejności wierszy od góry):

1. Płatność do faktury sprzedaży (konto 201-0016, czyli wg informacji w nagłówku okna - konto odbiorcy) nr 17/02/20 zaksięgowanej w dniu 10.02.2020 (nr dekretu S/02/2). Płatność niezapłacona - pusta kolumna Zapłacono. Termin płatności do 24.02.2020. Wystawiono już do tej płatności przypomnienie (litera P w kolumnie P) oraz wezwanie do zapłaty (litera W w kolumnie W).

2. Płatność do faktury zakupu nr 1245/20 zaksięgowanej w dniu 16.03.2020 (nr dekretu KO/03/11). Płatność ta została skompensowana w dniu 18.03.2020 z dokumentem PK o nr dekretu P/03/5 (informacja o PK jest wpisana w kolumnie KP).

3. Płatność do faktury zakupu (dlatego zakup, że konto 202-0016, czyli wg informacji w nagłówku okna - konto dostawcy) nr 1245/20 zaksięgowanej w dniu 16.03.2020 (nr dekretu KO/03/11). Płatność ta została skompensowana (w kolumnie Forma jest wpisane Kompensata) w dniu 20.03.2020 z fakturą 44/20/FK zaksięgowaną dekretem nr KO/03/12 (nr kompensującej faktury i dekretu jest wpisany w kolumnie KP).

4. Dokument PK z dnia 18.03.2020 (nr dekretu P/03/5), z którym została skompensowana płatność do faktury zakupu nr 1245/20 zaksięgowanej w dniu 16.03.2020 (nr dekretu KO/03/11).

5. Faktura korygująca 44/20/FK zaksięgowana dekretem nr KO/03/12, skompensowana z fakturą zakupu nr 1245/20 zaksięgowaną w dniu 16.03.2020 (nr dekretu KO/03/11).

6. Zaliczka wpłacona przez odbiorcę (Rodzaj Wn(+), konto 201-0016 - konto odbiorcy) w dniu 26.03.2020. Zaliczka nie jest powiązana z żadną fakturą sprzedaży - pusta kwota do zapłaty.

7. Płatność do faktury zakupu (konto 202-0016) nr 1398/20 zaksięgowanej w dniu 31.03.2020 (nr dekretu KO/03/13). Zapłacona przelewem w tym samym dniu.

W podsumowaniu na dole okienka widzimy:

• Obrót Wn, Obrót Ma - łączną wartość obrotów z wszystkich pozycji widocznych w oknie. Jeśli we właściwościach F4 okna w polu Konto wybrano konto dostawcy lub odbiorcy, to obroty powinny dokładnie odpowiadać obrotom zaksięgowanym w tym samym okresie na koncie rozrachunkowym kontrahenta.

• Do zapłaty - łączną kwotę należności (to co kontrahent powinien nam zapłacić minus to co my ewentualnie jemu)

• Zapłacono - łączną kwotę zapłat (to co kontrahent nam zapłacił minus to co my ewentualnie zapłaciliśmy jemu)

• Pozostaje - kwotę pozostającą do zapłaty (saldo), jeśli ze znakiem +, tzn. że kontrahent nam ma tyle jeszcze zapłacić, jeśli ze znakiem -, tzn. że to my mamy zapłacić kontrahentowi. Kwota ujemna może także być związana z innymi powodami, np. tak jak na zamieszczonym wyżej przykładowym ekranie, wcale nie musimy zwracać 1863,50 zł kontrahentowi, tylko musimy wystawić i zaksięgować fakturę w związku z otrzymaną od kontrahenta zaliczką.

Korzystając z funkcji dostępnych w menu wywoływanym prawym klawiszem myszy lub analogicznych przycisków znajdujących się w górnej części okna możemy m.in. kompensować ze sobą płatności dotyczące faktury i korekty do tej faktury lub faktury zakupu i faktury sprzedaży, itp.:

• Skojarz - kojarzy ze sobą dwie lub więcej płatności (patrz Kojarzenie płatności)

• Rozłącz – rozłącza skojarzone wcześniej pozycje. W niektórych wypadkach będzie konieczne sporządzenie odpowiedniego PK (patrz Kojarzenie płatności).

• Scal – scala w jedną pozycję płatności do tego samego dokumentu rozbite wcześniej na kilka pozycji.

Skojarz i Rozłącz działają na podświetlonych pozycjach. Można jednorazowo podświetlić wiele pozycji do skojarzenia lub rozłączenia. Scal ignoruje podświetlenia.

Z kolei klikając w przycisk możemy wygenerować przelew do jednej lub kilku nieuregulowanych płatności za faktury zakupu od biezącego kontrahenta. Z analogicznej funkcji możemy korzystać również w oknie ZOBOWIĄZANIA, gdzie jest możliwość generowania przelewów dla wielu różnych kontrahentów.

Wywołując  F4 Właściwości okna ROZRACHUNKI, możemy dowolnie zmienić kryteria filtrowania, czyli zakres pozycji pokazywanych w oknie:

• Typ

  • Sprzedaż - należności za dokumenty sprzedaży, powiązane z kontem odbiorcy

  • Zakup - zobowiązania wynikające z dokumentów zakupu, powiązane z kontem dostawcy

  • Inne - wpłaty/wypłaty z raportów bankowych i kasowych, niepowiązane z dokumentami

• Konto

  • Odbiorcy - nr konta rozrachunkowego odbiorcy

  • Dostawcy - nr konta rozrachunkowego dostawcy

  • Różne konta - pozycje z innym kontem w części związanej z dokumentem, a innym przy zapłacie. W ten sposób można zobaczyć wszystkie kompensaty pomiędzy należnościami i zobowiązaniami.

• Zakres

  • Zapłacone - takie, które w kolumnie Zapłacono mają określoną kwotę

  • Niezapłacone - takie, które w kolumnie Zapłacono mają kwotę 0 (zero) lub kwotę nieokreśloną

  • Przeterminowane - takie, którym minął już termin płatności, a nie są jeszcze zapłacone

  • Nierozliczone - dokumenty bez zapłat lub zapłaty bez powiązanych dokumentów

  • Wszystkie - naciskając klawisz Del lub Backspace usuwamy dotychczasowe kryterium określone w tym polu co oznacza, że będą wyświetlane wszystkie płatności, bez względu na to czy są zapłacone, niezapłacone, czy przeterminowane

• Wn(+)/Ma(-)

  • Wn(+) - wpłaty

  • Ma(-) - wypłaty

  • Wszystkie - wpłaty i wypłaty (klawisz Del lub Backspace)

• Waluta - waluta rozrachunków. Dostępne tylko w wersji MAXI i PRO.

• Zaksięgowane - pole umożliwiające wyfiltrowanie rozrachunków tylko z dokumentów zaksięgowanych w programie księgowym. Widoczne tylko jeśli posiadamy licencję w konfiguracji R2firma.

• Nr dokum. - pokazane zostaną tylko rozrachunki pochodzące z dokumentu o podanym tu numerze

• Forma płatności właściwa dla tego raportu - tylko płatności z taką samą formą jak określona w definicji raportu kasowego. W przypadku raportu bankowego będzie to zawsze przelew (to pole jest widoczne tylko w trakcie wprowadzania zapłat na pozycję raportu kasowego lub bankowego)

• Forma - jeśli odznaczymy opisane wyżej pole, to tutaj możemy wpisać interesującą nas formę płatności lub zostawić wolne miejsce (Del lub Backspace), co będzie oznaczało dowolną formę płatności

• Płatności niepowiązane z dokumentami - np. wpłacone nadpłaty lub zaliczki niepowiązane jeszcze z żadnymi fakturami - puste kolumny Data wyst., Do zapłaty i Termin

• Data operacji - pozycje z datą wystawienia lub datą zapłaty mieszczącą się w wybranym tu okresie

• Termin płatności - płatności z terminami mieszczącymi się w wybranym tu okresie

• Data wystawienia - płatności dotyczące faktur wystawionych w wybranym tu okresie

• Data zapłaty - płatności z datą zapłaty mieszczącą się w wybranym tu okresie

• Selekcja - wybór wszystkich lub tylko podświetlonych pozycji

• Uporządkowanie - sposób uporządkowania pozycji w oknie

  • Data operacji/Nr dekr./Kolejność rat - jeśli chcemy sprawdzić rozrachunki wg chronologii operacji (wystawienia i zapłat)

  • Data wyst./Nr dekr./Kolejność rat - jeśli chcemy sprawdzić rozrachunki wg daty wystawienia dokumentów

  • Data zapł./Nr/Kolejność rat - w kolejności regulowania należności, wszystkie płatności nieuregulowane mają pustą datę zapłaty i znajdą się na początku listy

  • Wybrana kolumna - jeżeli klikając w nagłówek jakiejś kolumny, ustaliliśmy uporządkowanie wg tej właśnie kolumny (np. Do zapłaty).

Klawisz F2 udostępnia następujące wydruki:

• KP/KW - jeśli ta płatność jest zaksięgowana w kasie możemy wydrukować dokument KP lub KW

• PK (księga)/PK (kasa) - polecenie księgowania dokumentu z okna KSIĘGA albo KASA, z którego pochodzi bieżąca płatność

• Potwierdzenie sald - potwierdzenie salda obejmujące rozrachunki związane z kontem odbiorcy lub kontem dostawcy. Wydruk ten można wykonać na drukarce igłowej w trybie znakowym (patrz ROZPOCZĘCIE PRACY - Okno główne - Przegląd wydruku - Wydruki znakowe). Wydruki znakowe dostępne w wersji MAXI i PRO. Seryjne potwierdzenia sald dla wszystkich kontrahentów możemy drukować w oknie KONTRAHENCI.

• Kompensata - porozumienie kompensacyjne. Wydruk ten można dostosować do własnych potrzeb poprzez edycję makiety (patrz INSTRUKCJA ADMINISTRATORA - PARAMETRYZACJA SYSTEMU - Makiety dokumentów).

• Rozrachunki z kontrahentem - zestawienie rozrachunków z kontrahentem w formie umożliwiającej wysłanie kontrahentowi (np. e-mailem) w celu np. uzgodnienia ewentualnych rozbieżności. To samo zestawienie jest dostępne bezpośrednio w oknie KONTRAHENCI bez konieczności otwierania okna ROZRACHUNKI.

• Wydruk listy - lista pozycji znajdujących się aktualnie w oknie.